Lean-metodi 2: perheen pilvilistat

Arjen lean-prosessissa kehittämistyöni menee näin:

  1. Havaitsen ongelman.
  2. Tsekkaan, toistuuko ongelma.
  3. Etsin ongelman juurisyyn ja poistan sen.

Prosessiin ei kuulu ihmisten syyttämistä, koska Ketolan Juhalta opin, että 95 prosentissa tapauksista syy on prosessin, ei ihmisen. Oi miten vapauttava ajatus.

Ajattelin avata prosessin lopputuloksia esittelemällä perheemme kaksi pilvilistaa, Matkalle mukaan sekä O-lista.

Matkalle mukaan -lista

Väitän, että sama ongelma toistuu monessa perheessä: kun reissuun lähdetään, kaikki sinkoilevat ympäriinsä ja miettivät, mitä tarvitaan mukaan. Ja kun reissuun päästään, jotain on unohtunut kotiin. Sen jälkeen joko selvitään ilman puuttuvaa asiaa tai ostetaan uusi. Joka tapauksessa aikaa kuluu ihmettelyyn, etsimiseen, kinasteluun ja korvikkeiden ostamiseen.

Niinpä meidän perheessä on avattu pilveen Google Sheets -taulukko, johon jokainen pääsee omalla kännykällään. Taulukossa on useita välilehtiä: omansa viikinkireissulle, partioleirille, kaupunkilomalle, uimarantareissulle, huvipuistopäivälle jne. Jokaista välilehteä iteroidaan (eli kehitetään, mutta iterointi kuulostaa hienommalta). Aina kun huomaamme reissun päällä, että jotain puuttuu, lisäämme tavaran listaan. Kun taas huomaamme, että jotain on turhaa, poistamme sen listasta.

Muksut pystyvät tietenkin itse avaamaan taulukot ja katsomaan sieltä omasta sarakkeestaan tarvittavat tavarat. He myös muokkaavat omia listojaan: parin vuoden aikana lelujen määrä on vähentynyt ja meikkien määrä kasvanut.

O-lista

Useimmille käy joskus niin, että lähtee kauppaan ostamaan kahvia ja tulee takaisin täyden kassin kanssa mutta ilman kahvia. Aina jotain unohtuu, vaikka se puuttuva asia oli juuri mielessä.

Pilvessä oleva O-lista on tietenkin ostoslista. Sekin majailee Google Drivessä, ja jokainen perheenjäsen pääsee siihen kännykällään. Jos lapsi huomaa, että hänen sukkansa ovat jääneet pieniksi, hän lisää sukat O-listaan. Jos taas joku käyttää chilikastikkeen jääkaapista loppuun, hän kirjoittaa chilit listaan.

Aina kun joku käy kaupassa, hän poistaa listasta ostamansa tavarat. Näin ei käy sitä tilannetta, jossa molemmat vanhemmat käyvät asiakasreissuillaan marketissa ostamassa ne puuttuvat kolme maitoa.

Lisähyöty on sekin, että ostoslista on kaikilla aina mukana, eikä pöydillä pyöri irtonaisia muistilappuja.

Jotain tosin tässä menetelmässä on vikana, sillä O-listaan ilmestyy jatkuvasti ja salaperäisesti sellaisia asioita kuten KARKKIA tai POPCORNIA. Kyseessä on ilmeisesti vika Google Drivessä.

(Huh, postaan kohta vielä kolmannen lean-vinkkini ja sitten jätän sinut, rakas lukija, rauhaan.)

6 kommenttia

Lean-metodi 1: mukana kulkevat päiväpakkaukset

Janne opetti minulle taannoin termin EDC eli Every-Day Carry. EDC tarkoittaa siis sellaista pakkausta, joka ihmisellä kulkee mukana päivittäin. Nyt ei tarkoiteta kännykkää ja lompakkoa, vaan kompaktia pakettia, jossa on tietyt tarvittavat asiat.

(Ennen kuin luet pitemmälle, katso edellinen postaukseni silloisesta päivittäispakkauksestani vuodelta 2014. Nyt sinulla on vertailukohta.)

Itse asiassa kätevä esimerkki EDC:stä on meikkipussi. Siinä on tietyt päivän aikana tarvittavat asiat tiiviissä pakkauksessa. Vastaava paketti on usein kiertävillä puhujilla ja kouluttajilla: pienessä pussissa tai laukussa ovat laturit, adapterit, koulutusmatskut ja esimerkkituotteet.

EDC-termin ongelmana on se, että jenkeissä jotkut idiootit sisällyttävät siihen käsiaseen. Siksi hieman vierastan EDC-termiä ja yritän opetella puhumaan lean-näkökulmasta. Puhun mieluummin vaikka liinipakkauksesta tai päivävarustuksesta.

Jokainen valitsee tietenkin päivittäispakkauksen sisällön oman tarpeensa mukaan. Keskimäärin ottaen maaseudulla kulkevan metsurin pakkaus on taatusti varusteiltaan erilainen kuin Manskua kulkevalla markkinointipäälliköllä.

Enivei, kurkataanpa miten olen kehittynyt vuodesta 2014. Kaikkia kuvia kannattaa klikata isommiksi. Kuvat eivät ole kauniita, mutta niistä näet rojuni.

Kuvassa on Marimekon vetoketjullinen pussi, kooltaan noin 7*12 cm.

Tuossa on liinipakkaukseni. Avataan se ja katsotaan, mitä löytyy sisältä:

Liinipussin sisalto

Liinipakkauksessa on

  • side ja pikkuhousunsuoja
  • taskupeili (halkaistu lapsen vanhasta Barbie-peilistä, jossa oli turhaan suurentava puolikas)
  • huulirasva
  • nenäliina (yleensä käytetty, mutta vaihdoin kuvaa varten puhtaan)
  • kokoon taitettavat sakset
  • lyhyt kuulakärkikynä
  • pieni peltirasia, jossa on ksylitolipastilleja ja ibuprofeenia (btw, jälkimmäisiä syö Janne useammin kuin minä)
  • pieni eväs kuten myslipatukka tai kuten tässä, lentokoneesta varastettu eväskeksi
  • halpa Tigerista ostettu muovitasku, josta löytyy lisää tavaraa.

Avataanpa se muovitaskukin:

Liinipussin sisalto2

Sisältä löytyy

  • pari kosteuspyyhettä tai desinfioivaa pyyhettä (mieluummin ensiksi mainittuja)
  • lasten särkylääke
  • rakkolaastareita ja tavallisia laastareita
  • pumpulipuikkoja
  • hakaneuloja
  • pinnejä
  • hammasvälin puhdistin (pakko tsekata ennen puhekeikkaa persiljat pois hampaiden välistä)

Liinipakkaus kulkee mukanani aina, jopa silloin kuin poikkean lähikaupassa. Tosi usein tulee yhtäkkiä tilanne, jossa tarvitsee kynää, laastaria tai nenäliinaa, eikä minun silloin tarvitse lähteä etsimään niitä.

Entä sitten digipakkaus? Puhe- ja koulutuskeikoilla mukanani kulkee tämä:

Musta vetoketjullinen pakkaus on noin neljä senttiä paksu, seitsemän senttiä leveä ja 13 senttiä korkea.

Korkataan sekin:

Digiliini auki

Ja puretaan kaikki pöydälle:

Digiliini sisalto

Kovakuorisessa paketissa on sisällä kaikki tarpeellinen ict-roju:

  • vara-akku
  • nappikuulokkeet
  • vga-adapteri
  • usb-laturin pistoke
  • pienessä muovirasiassa Apple Pencilin adapterit ja varakärki
  • usb-johdot Applen rojuille ja muille (johdot ovat tarkoituksella erivärisiä, jotten sotke niitä toisiinsa)

Lisäksi koulutuskeikoilla kulkee mukana penaali. Siellä on paksut fläppitussit, pari yliviivaustussia spiikkikorteille, siisti mustekynä signeerauksiin sekä se Apple Pencil. Olen liian laiska ottaakseni penaalistani kuvaa. Osaatte varmasti kuvitella peruspussukan, jossa kynät ja tussit kulkevat.

Ja mitä näille paketeille tehdään iltaisin? Ne tietty täytetään. Vara-akku menee lataukseen, ja lastaan päivittäispakkaukseen sieltä kulutetut ksylitolit ja nenäliinat.

Oleellista on pakkausten kehittäminen. Olen esimerkiksi jättänyt lusikan pois, koska ruokakauppojen rahkapurkeissa on nykyään aina lusikka kiinni. Samoin hdmi-liitin karsiutui, koska löysin ohhoh yllättäen vuoden vanhasta läppäristäni hdmi-aukon. Seuraava hankinta taas on vastamelukuulokkeet, koska nappikuulokkeiden läpi pääsevät junan kuulutukset ja kanssamatkustajien sekoilut.

Oijoi, kuinka paljon säätämistä onkaan lähtenyt pois. Anteeksi, onko täällä koulutustilassa parempia tusseja? Missäköhän täällä laukunpohjalla on se adapteri? Helkutti, vara-akku unohtui kotiin. Onko kellään lainata kynää? Nuttura irtoaa, missä on pinni? Kenkä hankaa, rakko tulee.

Seuraavassa postauksessa kerron vielä pari perheen lean-innovaatiota. Sitten onkin aika mennä leanille iltapalalle.

24 kommenttia

Istutko mieluummin nuotiolla kavereittesi kanssa vai seisot jonottamassa laastaria?

Kuluneen vuoden aikana on tullut luettua ja koettua viisi asiaa, jotka saivat minut remontoimaan arkeani.

Ensinnäkin Jannella oli syöpäepäily. Sen jälkeen hän on alkanut entistä enemmän katsoa, mihin käyttää aikansa. Janne lakaisee turhat ajantuhlaukset pois samoin kuin lakaisemme roskat lattialta. (Pyydän häntä kertomaan tästä tuhlauksen karsimisesta tarkemmin blogissaan, mutta Janne ei esimerkiksi vastaa yhteenkään vieraaseen puhelinnumeroon.)

Toisekseen luin Sari Torkkolan erinomaisen kirjan Lean asiantuntijatyön johtamisessa. Se sai minut pohtimaan, voisiko lean-ajattelun viedä omaan arkeen. Olisiko mahdollista karsia arjesta pois kadonneiden tavaroiden etsimiset, unohtuneiden asioiden hoitamiset, saman työn päällekkäiset tekemiset ja huonosti tehtyjen arkipuuhien toistamiset?

Kolmannekseen olin HAMKissa seuraamassa Jarin puheenvuoroa, jossa hän listasi ihmisen elämän kuukaudet. Tajusin, kuinka helkutin vähän aikaa meillä on käytettävissämme.

Neljännekseen tutustuin Ketolan Juhaan ja lean-ajatteluun tarkemmin. Ryhdyimme puuhaamaan kirjaa ruokahävikin pienentämisestä kotitalouksissa. Juha on suunnitellut viikkonsa lean-metodein: hänen aikataulunsa on yhtä aikaa leppoisa ja tehokas. Näiden ominaisuuksien yhdistelmä tuntuu arkijärjellä ajateltuna mahdottomalta. Miten helkutissa voi olla leppoisa ja tehokas samanaikaisesti?

Viidennekseen aloin viedä omaa itsevastuun periaatettani pitemmälle. Voinko hyödyntää sitä muissakin kuin vain ristiriitatilanteissa? Voisiko itsevastuulla kehittää itseään myös arjen ja prosessien suhteen?

Bonuslukemisena vastaan tuli sunnuntaina Oskari Onnisen erinomainen kolumni huippuhetkien tyhjänpäiväisestä metsästämisestä. Kun ihminen jahtaa jatkuvasti huippuja, arjesta ei tule mitään.

Arki.

Miten sen saisi sujumaan niin kuin rasvattu koneisto, jolloin aikaa ei kuluisi prosesseihin tai pahimmillaan kinasteluun, vaan aikaa voisi käyttää yhdessä olemiseen, yhdessä tekemiseen ja yhdessä oppimiseen?

Me hukkaamme jatkuvasti kallista aikaamme turhuuksiin. Lauantaina Kantolan camping-alueella joku leiriläinen tuli pyytämään infosta laastaria. Tietenkin annoimme, mutta jos olisin ollut tuo leiriläinen, minulla olisi ollut laastarit omasta takaa.

Säästän mieluummin aikaani ja laitan laastarin sormeen itse kuin juoksen infoon, pyydän laastaria ja kävelen takaisin. On kivempaa istua viisi minuuttia nuotiolla kaveriporukan kanssa kuin laukata viisi minuuttia pitkin leirintäaluetta. Elämä koostuu minuuteista. Jos päivän aikana tekee kahdeksan sekalaista kymmenen minuutin tuhlausta turhuuteen, on jo pistänyt hukkaan yli tunnin – lähes kymmenen prosenttia valveillaoloajastaan.

Nyt tiedän jo, että osalla lukijoista nousee niskakarvat pystyyn – aivan samoin kuin minulla olisi noussut vielä vuosi sitten. Sairasta optimointia! Ei elämä ole insinööritiedettä! Pitää jättää tilaa väljyydelle ja flow’lle!

Itse asiassa turhuuden karsiminen on juuri sitä, mikä antaa tilaa väljyydelle. Mieluummin käytän aikani kävelyyn, ajatteluun tai lukemiseen kuin unohtuneiden maitopurkkien hakuun kaupasta tai kadonneiden suksien etsimiseen. Kun karsin pölyt pois päivästäni, minulla on enemmän aikaa tärkeille asioille.

No miten sen teen? Postaan kohta metodeistani enemmän, niin pääset mukaan pomppiville kärryilleni. Prosessini on vielä pahasti kesken, mutta opettelen koko ajan paremmille tavoille.

 

2 kommenttia