Kuinka koulutat kaksi tuntia ilman dioja?

Postasin eilen käsin piirretyistä infografiikoista, ja saman tien tuli lisäkysymyksiä:

  1. Kuinka pitkiä koulutuksia voi vetää ilman dioja?
  2. Mitä pitää muistaa, jos kouluttaa ilman dioja?
  3. Miksi edes kannattaa kouluttaa ilman dioja?
  4. Milloin diat ovat välttämättömiä?

Armas aviopuolisoni valitti juuri äsken, että olen jättänyt keittiön lattialle viime viikonlopun savunhajuiset partiokamat. Meinasin siivota ne pois, mutta kyllä blogin lukijoiden toiveet menevät edelle. Vastauksia kysymyksiinne, olkaa hyvät:

Kuinka pitkiä koulutuksia voi vetää ilman dioja?

En määrittele tuolle mitään ylärajaa. Oleellisinta lienee se, että koulutus pysyy mielenkiintoisena ja sisältöä piisaa. Koko päivän koulutus tarvitsee tietenkin runsaasti harjoituksia ja keskusteluja.

Eilen pidin kaksituntisen ilman dioja, ja osallistujien kiinnostus pysyi hyvin yllä. Koulutus oli Twitter-aiheinen, joten pari kertaa heijastin seinälle Twitter-profiileja. Niihin en kuitenkaan käyttänyt kuin kymmenisen minuuttia koko esityksestä.

Mitä pitää muistaa, jos kouluttaa ilman dioja?

Jos olet yksi seminaaripuhujista, sovi järjestäjän kanssa, että taaksesi heijastetaan esimerkiksi puheenvuorosi otsikko ja nimesi. On tyhmän näköistä, jos takanasi pyörii Windowsin näytönsäästäjä.

Jos taas tilaisuus on vain sinun koulutuksesi, pyydä paikalle fläppitaulu. Sen avulla voit havainnollistaa ajatuksiasi ja vastata yllättäviinkiin kysymyksiin. Hätätilanteessa myös valkotussitaulu käy, mutta se ei näy kovin kauas, etkä pysty palaamaan aiempiin piirustuksiisi.

Kirjoita koulutuksen alussa nimesi ja otsikkosi fläppitaululle. Monella on näkömuisti, ja he muistavat nimesi paremmin, kun he saavat lukea sen. Samalla tietenkin kirjoitat taululle Twitter-tunnuksesi tai blogisi osoitteen. (Tässä vaiheessa osallistujat alkavat räplätä kännyköitään, koska he haluavat nähdä sometilisi.)

Kerro esityksesi alussa pääteemasi. Sano ääneen, mistä kolmesta tai neljästä asiasta aiot puhua. Joka kerta kun siirryt uuteen teemaan, tiivistä se, mistä äsken puhuit, ja sano se, mihin seuraavaksi siirryt.

Tätä tekniikkaa kutsutaan metapuheeksi. Metapuhe on puhetta puheesta: se on siis ikään kuin esityksesi väliotsikointi, mutta ääneen lausuttuna. Tämän tekniikan matkin aikanaan Tuija Piepposelta, joka pystyy pitämään puheenvuoronsa kasassa ilman mitään piirroksia tai dioja. Hän vain kertoo, mitä äsken meni ja mitä seuraavaksi tulee.

Jos koulutat ilman dioja, joudut aina toimittamaan jälkikäteen osallistujille tiivistelmän. Se voi olla eilen esittelemäni itse piirretty infografiikka, mutta se voi olla myös vaikkapa painettu esite, pari diaa tai yksi aanelonen. Parantaisen Jari jakaa koulutuksissaan hinnasto-käyntikorttejaan sekä erilaisia tuotteistamiseen liittyviä laminoituja tiivistelmiä.

Miksi edes kannattaa kouluttaa ilman dioja?

Olen postannut aiemminkin diojen haitoista, mutta tässä vielä tiivistelmä:

  • Diat ovat helposti pelkkä esiintyjän tuki, joiden kanssa kokee olevansa turvassa. Ne eivät välttämättä auta osallistujaa tai tue oppimista, vaan ne vain pelastavat esiintyjän.
  • Diat usein estävät suoran kasvokkaisen vaikuttamisen ja surkastuttavat persoonallisen esiintymisen.
  • Tekniikka passivoi kaikkia läsnäolijoita. Kaikki tuijottavat suu auki ruutua. Jopa puhuja kääntää usein selkänsä osallistujille ja puhuu dioilleen.
  • Diat ovat liian usein pelkkä oletusarvo, jolle ei ole oikeasti perusteita.
  • Osallistujan on vaikea ymmärtää asiaa, jos hän joutuu yhtä aikaa lukemaan tekstiä dialta ja kuuntelemaan puhetta esiintyjältä.
  • Diat eivät lisää uskottavuutta. Sen sijaan vapaa puhe kasvattaa uskottavuutta. ”Vau, tuo tietää asiansa, kun se uskaltaa puhua ilman dioja!”
  • Esiintyjä on itse oma visuaalistuksensa. Osallistujat muistavat eleet, ilmeet ja persoonan. Jokaiseen viestiin ei tarvitse tueksi valokuvaa tai bulletlistaa.
  • Diat orjuuttavat, jolloin niiden ehdoilla on pakko mennä. Enää kymmenen minuuttia ja viisi diaa vielä katsomatta! Sen sijaan vapaa puhe ja keskustelu menevät osallistujien ehdoilla.
  • Jos edellisen puhujan aikataulu pettää, diaesitystä ei voi enää muokata. Sen sijaan vapaassa puheessa pystyt tiivistämään tunnin puheenvuorosi tarvittaessa puoleen tuntiin.

Milloin diat ovat välttämättömiä?

Käytä dioja vain silloin, kun sinun pitää näyttää jokin kuva tai teksti, josta yhdessä keskustelette osallistujien kanssa.

Saatat joutua heijastamaan seinälle jonkin koneen räjäytyskuvan, jolloin voitte porukalla katsoa kokoamisperiaatetta. Joku näyttää tiimiläisilleen keskeneräiset intran käyttöohjeet, joita sitten kimpassa muokataan eteenpäin. Minä taas työssäni näytän joskus dioilla osallistujien tekstejä, joita sitten yhdessä korjaamme ja kehitämme eteenpäin.

Koko esityksen ei silti tarvitse nojautua dioihin. Käynnistä datatykki vasta silloin, kun todella tarvitset sitä.

* * *

Oleellista on, että dia ei ole sinulle oletusarvo tai lähtökohtainen ratkaisu. Jos käytät dioja, sinun pitää pystyä perustelemaan sille syy osallistujien näkökulmasta. Jos ainoa syy on ”vakiintunut tapa” tai ”kivaa silmäkarkkia” tai ”tää on mun muistilistani”, hylkää diat.

 

4 kommenttia

Kouluttaja, piirrä infografiikkaa

Olen parin viime vuoden aikana siirtynyt koulutuksissani dioista infografiikkaan. En siis enää tee juuri koskaan diaesityksiä, vaan toimitan puheenvuoroni sisällöt asiakkaalle piirroksena tai hienommin sanottuna visuaalistuksena.

Käytän nykyään Jarin suosittelemaa yhdistelmää eli iPad Prota ja Apple Penciliä. Piirto-ohjelmana on Adobe Draw. Olen ihastunut Applen kynän ja Adoben ohjelman yhteistyöhön, jossa kynän viiva elää painalluksen voimakkuuden mukaan.

Mutta mistä kaikki lähti?

Aloitin infografiikan teon perinteisesti miellekartoista. Suhersin ensin paperilla ja kynällä, ja jälki oli sen mukaista. Kuva on Kauppakamarin keikalta lokakuulta 2014. (Kaikki kuvat muuten aukeavat klikkaamalla isompaan ikkunaan. Voit myös tallentaa ne omalle koneellesi.)

Kauppapakamari

Sitten alkoi hävettää. Siirryin tekemään hieman siistimpää jälkeä, mutta yhä kynällä ja paperilla. Ulkoministeriön muistiinpanot lokakuulta 2015 näyttivät tältä:

Ulkoministerio

Nyt muistiinpanot olivat jo siistimmät, mutta metodi oli turhauttava. Joka kerta kun tein kirjoitusvirheen, piti aloittaa koko homma alusta. Pahimmillaan vasta neljäskymmenes versio oli tarpeeksi tolkullinen. Rustasin muistiinpanojani junamatkoilla, joten VR:n roskikset pursusivat pieleen menneitä versioita.

Vuoden 2016 alussa näin Jarin postauksen ja päätin siirtyä Apple-kynään. Kokeilin eri piirustusohjelmia, joista Adobe Draw tuntui fiksuimmalta. Se oli tarpeeksi elegantti ja tarpeeksi tarkka.

Sähköisen työkalun isoin etu oli tietenkin se, että aina kun tuli tehtyä väärä viiva, oli helppo pakittaa ja jatkaa edellisestä vaiheesta. Ihanaa! Ei enää paperiroskaa. Lisäetuna oli sekin, että ruutukaappaus on aina skarppi, toisin kuin epätarkka valokuva piirroksesta.

Aluksi hullaannuin piirustusohjelman värivaihtoehdoista. S-ryhmän koulutuksen muistiinpanot kesäkuulta 2016 olivat melko… öh… eläväiset:

S-ryhma

Syyskaudella aloin siirtyä klassiseen musta-punaiseen. Tätä nykyä muistiinpanoni näyttävät vähemmän hälyisiltä. Alla on tämänpäiväinen materiaali valtiovarainministeriöstä.

Valtiovarainministerio

Tietenkin kivointa on, jos saan kertoa enemmän tarinoita. Silloin muistiinpanoissa pystyy käyttämään runsaammin kuvia. Kävin läpi yrittäjätarinani Turussa Yrittäjyyspäivillä marraskuun alussa:

Yrittajyyspaiva

Mikä on ollut palaute piirustuksistani? Asiakkaat ovat tykänneet, ja bonuksena olen saanut piirroksilla uusia asiakkaita. Yksinkertainen infografiikka toimii kätevämpänä työnäytteenä kuin tunnin video tai sadan dian slideshow.

Osa piirrosten termeistä ja vinkeistä aukeaa tietenkin vain paikalla olleille. Niinpä kun jaan kuvan Twitterissä, ihmisiltä tulee jonkin verran tarkentavia kysymyksiä. Tällöin pääsen selventämään ajatuksiani ja keskustelemaan potentiaalisten asiakkaiden kanssa.

Infografiikkani kehityksestä näkyy muuten sekin, että piirtämään oppii vain piirtämällä. Jälkeni on kaukana ammattilaisen kynästä, mutta se alkaa silti olla jo siistimpää kuin pari vuotta sitten.

PS. Mistä saan kuvitusideoita? No tietenkin teollisuusvakoilemalla mahtavaa Linda Saukko-Rautaa.

13 kommenttia

Koulutusmetodi, jolla et koskaan ylitä aikaasi

Välttelen nykyään kolmetuntisia koulutuksia ja yritän keskittyä alle kaksituntisiin seminaaripuheenvuoroihin. Seminaaripuheenvuorot ovat bisneksen kannalta järkevämpiä, ja ne on helpompi mahduttaa kalenteriin.

(Kyse ei missään nimessä ole siitä, että olisin lyhytpinnaisempi kuin keskittymishäiriöinen siiseli enkä muka jaksaisi suunnitella kolmetuntisia settejä.)

Seminaaripuheenvuoroissa en käytä juuri koskaan dioja, ja siihen on syynsä.

  1. Jos isossa seminaarisalissa on diaesitys, sitä ohjataan kaukosäätimellä. Silloin en pysty hyppäämään minkään dian ylitse.
  2. Tämä tarkoittaa sitä, että jos esityksen alussa syntyy keskustelua, se kostautuu kiireenä esityksen lopussa. Silloin joutuisin pikavilauttelemaan joitakin dioja.
  3. Jos haluan välttää loppupään pikakelausta, joudun minimoimaan keskustelun. Se ei ole ollenkaan hyvä vaihtoehto.
  4. Jos edellinen puhuja ylittää aikansa, en pysty lyhentämään diaesitystäni enää lennossa.
  5. Jos diani loppuvat varttia ennen esityksen päättymisaikaa, loppuun jää helposti kiusallinen ”eikö kenelläkään ole mitään kysyttävää?” -tunnelma.

Niinpä käytän miellekarttaa ja fläppitaulua. Miellekartta on epämääräinen säteittäinen piirros, jonka perusteella etenen osuuteni aikana.

Miellekartan lähtöpiirros

Lähtöpiirros sisältää summittaisen ajatuksen siitä, mistä ajattelin puhua. Lähtöpiirros on käytännössä pelkkää suttua, josta ulkopuolinen ei saa tolkkua.

Aspa mind map

Piirros toimii omana muistikarttanani. Tavoitteenani on käydä läpi kaikki pääasiat eli ensimmäisen kehän haarat ja niiden alla olevat toisen tason sisällöt. (Kuvassa pääasioita ovat ”Some on julkisivu netissä”, ”Ajattele asiakasta”, ”Meta-aktiivinen asiakaspalvelu” sekä ”Somekohun viisi kriteeriä”.) Nämä ovat ne alaotsikot, jotka olen luvannut asiakkaalle.

Toisesta sisältökehästä puhun sen minkä ehdin ja muokkaan aiheita osallistujien kiinnostuksen mukaan. Yleensä sisällöistä muuttuu tai vaihtuu suurin piirtein 20 %.

Jokainen toisen kehän sisällön läpikäynti sisältää kaksi eri ”pituusvaihtoehtoa”, jotka ovat valmiina päässäni. Jos porukka keskustelee paljon ja aika käy tiukille, käyn sisällön läpi lyhyen esimerkin kanssa. Jos taas aikaa on riittämiin, käyn sisällön läpi pitkän esimerkin kanssa.

Kello käy

Koko esityksen ajan lasken aikaa päässäni. Olen etukäteen arvioinut, että kaksituntisessa esityksessä kello menee suurin piirtein näin:

  • klo 13.15: aloitus, oma esittely ja aiheen esittely
  • klo 13.20: Some on julkisivu netissä (neljä alakohtaa)
  • klo 13.50: Ajattele asiakasta (kolme alakohtaa)
  • klo 14.05: tauko
  • klo 14.15: Meta-aktiivinen asiakaspalvelu (kaksi alakohtaa)
  • klo 14.35: Somekohun 5 kriteeriä (yllättäen viisi alakohtaa)
  • klo 15.15: lopetus

Jos huomaan, että laahaan jäljessä, kerron toisen kehän alakohdista vain lyhyet esimerkit. Jos taas aikaa on liikaakin, kerron pitkät esimerkit.

Tämän metodin ansiosta en juuri koskaan ylitä aikaani. Pari kertaa vuodessa voi tulla viiden minuutin ylitys, mutta se on poikkeus.

Loppupiirros Twitteriin

Koulutuksen jälkeen piirrän asiakkaalle puhtaaksi kuvan sen mukaan, mitä olen käynyt läpi. Tämä on siis toteuma, ei suunnitelma.

Kriisiviestinta 170516

Loppupiirrokseen olen vetänyt yhteen ne asiat, joista keskustelimme. Jokainen aihepiiri on toki sisältänyt esimerkkejä ajankäytön mukaan, mutta niitä en piirrä yleensä yhteenvetoon.

Jaan piirroksen julkisesti Twitterissä. Merkitsen mukaan koulutuksen tilaajan ja läsnäolijoita sekä aihepiirin hashtagina.

Uuuh! Bonushyöty!

Tämän metodin etuna on se, että tarvittaessa voin tiivistää oman osuuteni vaikka kuinka lyhyeen aikaan. Jos edellinen puhuja on ylittänyt oman aikansa puolella tunnilla, minä lopetan silti ajallani. Käyn vain vähemmän läpi kolmannen kehän alakohtia ja valitsen niistä ne lyhyemmät esimerkit.

Oooh! Toinen bonushyöty!

Kysyn aina asiakkaalta luvan julkaista piirrokseni Twitterissä. Myöntävä vastaus tulee joka kerta. Käytännössä saan siis julkisen refeluvan piirrokselleni: siellä näkyy organisaatio, jonka kanssa olen työskennellyt.

* * *

Summa summarum: vaihda diasi miellekarttaan aina kun voit.

5 kommenttia