Lean-metodi 2: perheen pilvilistat

Arjen lean-prosessissa kehittämistyöni menee näin:

  1. Havaitsen ongelman.
  2. Tsekkaan, toistuuko ongelma.
  3. Etsin ongelman juurisyyn ja poistan sen.

Prosessiin ei kuulu ihmisten syyttämistä, koska Ketolan Juhalta opin, että 95 prosentissa tapauksista syy on prosessin, ei ihmisen. Oi miten vapauttava ajatus.

Ajattelin avata prosessin lopputuloksia esittelemällä perheemme kaksi pilvilistaa, Matkalle mukaan sekä O-lista.

Matkalle mukaan -lista

Väitän, että sama ongelma toistuu monessa perheessä: kun reissuun lähdetään, kaikki sinkoilevat ympäriinsä ja miettivät, mitä tarvitaan mukaan. Ja kun reissuun päästään, jotain on unohtunut kotiin. Sen jälkeen joko selvitään ilman puuttuvaa asiaa tai ostetaan uusi. Joka tapauksessa aikaa kuluu ihmettelyyn, etsimiseen, kinasteluun ja korvikkeiden ostamiseen.

Niinpä meidän perheessä on avattu pilveen Google Sheets -taulukko, johon jokainen pääsee omalla kännykällään. Taulukossa on useita välilehtiä: omansa viikinkireissulle, partioleirille, kaupunkilomalle, uimarantareissulle, huvipuistopäivälle jne. Jokaista välilehteä iteroidaan (eli kehitetään, mutta iterointi kuulostaa hienommalta). Aina kun huomaamme reissun päällä, että jotain puuttuu, lisäämme tavaran listaan. Kun taas huomaamme, että jotain on turhaa, poistamme sen listasta.

Muksut pystyvät tietenkin itse avaamaan taulukot ja katsomaan sieltä omasta sarakkeestaan tarvittavat tavarat. He myös muokkaavat omia listojaan: parin vuoden aikana lelujen määrä on vähentynyt ja meikkien määrä kasvanut.

O-lista

Useimmille käy joskus niin, että lähtee kauppaan ostamaan kahvia ja tulee takaisin täyden kassin kanssa mutta ilman kahvia. Aina jotain unohtuu, vaikka se puuttuva asia oli juuri mielessä.

Pilvessä oleva O-lista on tietenkin ostoslista. Sekin majailee Google Drivessä, ja jokainen perheenjäsen pääsee siihen kännykällään. Jos lapsi huomaa, että hänen sukkansa ovat jääneet pieniksi, hän lisää sukat O-listaan. Jos taas joku käyttää chilikastikkeen jääkaapista loppuun, hän kirjoittaa chilit listaan.

Aina kun joku käy kaupassa, hän poistaa listasta ostamansa tavarat. Näin ei käy sitä tilannetta, jossa molemmat vanhemmat käyvät asiakasreissuillaan marketissa ostamassa ne puuttuvat kolme maitoa.

Lisähyöty on sekin, että ostoslista on kaikilla aina mukana, eikä pöydillä pyöri irtonaisia muistilappuja.

Jotain tosin tässä menetelmässä on vikana, sillä O-listaan ilmestyy jatkuvasti ja salaperäisesti sellaisia asioita kuten KARKKIA tai POPCORNIA. Kyseessä on ilmeisesti vika Google Drivessä.

(Huh, postaan kohta vielä kolmannen lean-vinkkini ja sitten jätän sinut, rakas lukija, rauhaan.)

6 kommenttia

Istutko mieluummin nuotiolla kavereittesi kanssa vai seisot jonottamassa laastaria?

Kuluneen vuoden aikana on tullut luettua ja koettua viisi asiaa, jotka saivat minut remontoimaan arkeani.

Ensinnäkin Jannella oli syöpäepäily. Sen jälkeen hän on alkanut entistä enemmän katsoa, mihin käyttää aikansa. Janne lakaisee turhat ajantuhlaukset pois samoin kuin lakaisemme roskat lattialta. (Pyydän häntä kertomaan tästä tuhlauksen karsimisesta tarkemmin blogissaan, mutta Janne ei esimerkiksi vastaa yhteenkään vieraaseen puhelinnumeroon.)

Toisekseen luin Sari Torkkolan erinomaisen kirjan Lean asiantuntijatyön johtamisessa. Se sai minut pohtimaan, voisiko lean-ajattelun viedä omaan arkeen. Olisiko mahdollista karsia arjesta pois kadonneiden tavaroiden etsimiset, unohtuneiden asioiden hoitamiset, saman työn päällekkäiset tekemiset ja huonosti tehtyjen arkipuuhien toistamiset?

Kolmannekseen olin HAMKissa seuraamassa Jarin puheenvuoroa, jossa hän listasi ihmisen elämän kuukaudet. Tajusin, kuinka helkutin vähän aikaa meillä on käytettävissämme.

Neljännekseen tutustuin Ketolan Juhaan ja lean-ajatteluun tarkemmin. Ryhdyimme puuhaamaan kirjaa ruokahävikin pienentämisestä kotitalouksissa. Juha on suunnitellut viikkonsa lean-metodein: hänen aikataulunsa on yhtä aikaa leppoisa ja tehokas. Näiden ominaisuuksien yhdistelmä tuntuu arkijärjellä ajateltuna mahdottomalta. Miten helkutissa voi olla leppoisa ja tehokas samanaikaisesti?

Viidennekseen aloin viedä omaa itsevastuun periaatettani pitemmälle. Voinko hyödyntää sitä muissakin kuin vain ristiriitatilanteissa? Voisiko itsevastuulla kehittää itseään myös arjen ja prosessien suhteen?

Bonuslukemisena vastaan tuli sunnuntaina Oskari Onnisen erinomainen kolumni huippuhetkien tyhjänpäiväisestä metsästämisestä. Kun ihminen jahtaa jatkuvasti huippuja, arjesta ei tule mitään.

Arki.

Miten sen saisi sujumaan niin kuin rasvattu koneisto, jolloin aikaa ei kuluisi prosesseihin tai pahimmillaan kinasteluun, vaan aikaa voisi käyttää yhdessä olemiseen, yhdessä tekemiseen ja yhdessä oppimiseen?

Me hukkaamme jatkuvasti kallista aikaamme turhuuksiin. Lauantaina Kantolan camping-alueella joku leiriläinen tuli pyytämään infosta laastaria. Tietenkin annoimme, mutta jos olisin ollut tuo leiriläinen, minulla olisi ollut laastarit omasta takaa.

Säästän mieluummin aikaani ja laitan laastarin sormeen itse kuin juoksen infoon, pyydän laastaria ja kävelen takaisin. On kivempaa istua viisi minuuttia nuotiolla kaveriporukan kanssa kuin laukata viisi minuuttia pitkin leirintäaluetta. Elämä koostuu minuuteista. Jos päivän aikana tekee kahdeksan sekalaista kymmenen minuutin tuhlausta turhuuteen, on jo pistänyt hukkaan yli tunnin – lähes kymmenen prosenttia valveillaoloajastaan.

Nyt tiedän jo, että osalla lukijoista nousee niskakarvat pystyyn – aivan samoin kuin minulla olisi noussut vielä vuosi sitten. Sairasta optimointia! Ei elämä ole insinööritiedettä! Pitää jättää tilaa väljyydelle ja flow’lle!

Itse asiassa turhuuden karsiminen on juuri sitä, mikä antaa tilaa väljyydelle. Mieluummin käytän aikani kävelyyn, ajatteluun tai lukemiseen kuin unohtuneiden maitopurkkien hakuun kaupasta tai kadonneiden suksien etsimiseen. Kun karsin pölyt pois päivästäni, minulla on enemmän aikaa tärkeille asioille.

No miten sen teen? Postaan kohta metodeistani enemmän, niin pääset mukaan pomppiville kärryilleni. Prosessini on vielä pahasti kesken, mutta opettelen koko ajan paremmille tavoille.

 

2 kommenttia

Sinäkin olet elämysbisneksessä

Olin eilen partiotalkoissa Gunnareiden keikan viereisellä leirintäalueella. Partioporukalla keräsimme pulloja, näytimme teltanpaikkoja, kiinnitimme rannekkeita, siivosimme roskia ja lisäsimme paperia vessoihin.

Eilisen innoittamana kirjoitin Facebook-statuksen:

Tämän saman ilmiön olen havainnut ennenkin. Olen harrastushommissa päätynyt myös feissariksi jakamaan esitteitä kadulla tuntemattomille ihmisille. Tämähän on helkutin vaikeaa, sillä suuri osa pudistaa päätään eikä ole näkevinäänkään. Keskimäärin ottaen hyväksymisaste eli pulliprosentti on vain 5–10.

Sen sijaan jos feissaamisesta tekee show’n, keskiaikamainokset menevät paremmin läpi. Viime kesänä jaoin mainoksia Luffen kanssa:

Olin lähestyvinäni ihmisiä arasti ja kerroin, että Luffe voi puraista. Kehotin ottamaan esitteen vaivihkaa, niin ettei Luffe pelästy. Pulliprosentti oli 80–90.

* * *

Väitän, että jokainen bisnes on elämysbisnestä. Kaikki asiakkaat hakevat tunnekokemuksia, ja myyjän tehtävä on löytää tämä tarve.

Klisee-esimerkkihän on, että ”asiakas ei osta poraa, vaan hän ostaa reiän seinään”.

Väärin.

Oikeasti homma menee niin, että asiakas ei osta poraa, vaan hän haluaa taulun seinään, hyllyn paikoilleen tai leikkimökin lapsilleen. Hän hakee mielihyvää valmiista tuloksesta, ei porasta saati siitä helkutin reiästä.

Elämysbisnes pätee kaikkiin ammatteihin, jopa juristeihin ja lääkäreihin. Asiakas ei halua lakitietoa tai luuruuveja. Hän haluaa vapauden, oikeutta, terveyttä ja pitempää elämää. Ne ovat hänelle sellaisia elämyksiä, joista hän on valmis maksamaan.

Siksi en koskaan tarjoa kirjoissani tai koulutuksissani pelkkää sisältöä. Toki sisällöt – siis faktat, vinkit, perustelut ja toimintaohjeet – ovat välttämätön peruskivi ja runko, mutta elämys on se sisustus ja julkisivu, jonka perusteella talo ostetaan.

* * *

Kävin ennen juhannusta kouluttamassa erään viraston erästä yksikköä, jossa osallistujat olivat ict-alan ammattilaisia. Kohderyhmä oli siis taatusti keskimääräistä kriittisempää ja asiakeskeisempää. Luulisi, että heihin purevat pelkät faktat, eikä tässä mitään elämyksiä tarvita.

Vedin silti koulutuksen kuten aina, elämysbisneksen näkökulmasta. Kun faktan antaa elämyksen kera, se jää paremmin mieleen.

Palaute oli supermyönteistä, ja eräskin palaute sanoi näin:

Esittäjän ammattitaito ja kokeneisuus näkyi selvästi. Edelleen esittäjän mukaansa tempaavuus oli hyvin tervetullutta ko tilaisuuteen ja kuulijoihin (viranomaisen edustajia). Opettavinta oli huomata mikä vaikutus esittäjän persoonalla ja esiintymistaidoilla oli tilaisuuden etenemiseen.

Toinen taas ilmaisi kantansa tällä tavoin:

Katleena oli perehtynyt viraston tehtäviin ja osasi kertoa konkreettisia muutosehdotuksia viestintäämme. Hän esitti vakuuttavia perusteluita väitteilleen, haastoi väittämään vastaankin ja piti yllä intelligenttiä debaattia.

Elämys. Siitä nauttii jopa valtion ict-viranomainen.

 

Kerro oma kantasi