Lupasin Inforin – nykyisen MIF:n – kustannusjohtajalle Jonille, että teen päivitetyn version Tekstiä ruudulla -kirjasta tällä viikolla. Vanha painoshan on loppuunmyyty.
Kirjoitan parhaillaan uusiksi intrasta kertovaa lukua. Olen aika tyytyväinen luvun neljään aloituskappaleeseen:
Useimmiten organisaation sisäinen intranet on surkea. Se on pelkkä vanhentuneen tiedon hautausmaa, jossa kukaan ei viihdy. Pahimmillaan intran ainoa kiinnostava asia on viikon ruokalista, mutta tärkeät asiat tiedotetaan yhä meilillä.
Olen kuullut valmennusteni osallistujilta varoittavia kauhukertomuksia intrasta. Joissain firmoissa intra on niin sekava ja massiivinen, että sieltä ei löydä mitään. Toisissa taloissa taas intra on täysin kuollut: etusivulla makaa sama tiedote viikkotolkulla ja käyttäjälistauksissa näkyy ihmisiä, jotka ovat olleet eläkkeellä jo monta vuotta.
Kaiken lisäksi näistä jokaisesta intrasovelluksesta ja niiden kehitystyöstä on maksettu maltaita. Huono intra on hukkasijoitus, mutta siitä ei raaskita luopua, ”koska se maksoi niin paljon”.
Perinteinen intra on kuin kaapissa makaava Tupperware-monitoimilupsutin, jota kukaan ei osaa käyttää mutta joka oli niin pahuksen kallis, ettei sitä voi heittää roskiinkaan.
Otan mielelläni vastaan kuvauksia hyvästä intrasta. Mikä ratkaisu toimii teillä? Entä mikä toimintamalli on koettu hyväksi ja tarpeelliseksi?
Vai onko teilläkin monitoimilupsutin?
Edellisessä firmassa meillä oli pioneerimainen kokeilu, jossa intra rakennettiin Google Docsiin.
Se toimi kyllä yllättävän hyvin ainakin 15 ihmisen puljussa.
Nopeisiin tiedotusasioihin käytettiin firman sisäistä ”Twitteriä”, eli tekstidokumenttia, jota päivitettiin käänteisessä aikajärjestyksessä.
Perustamistakustannukset olivat lähes nolla ja intra oli käytettävissä myös työpaikan ulkopuolella.
Hyvään intraan on helppo ja nopea kirjoittaa uutta sisältöä – rakenne on simppeli. Kirjoittaminen ei vaadi html-koodin osaamista. Hyvästä intrasta vanha sisältö ei voi kadota käyttäjävirheen vuoksi, ei edes vahingossa.
Hyvässä intrassa uusin sisältö nousee automaattisesti etusivulle. Intraan voi lisätä tekstit ja vaikka niitä noloja pikkujoulukuvia.
Hyvä intra osaa lähettää uutta sisältöä tallennettaessa mailia kaikille ilmoitukset tilanneille, eikä intrassa ole pakko käydä erikseen katsomassa josko sinne olisi tullut jotakin uutta. (Mailiohjelma on kuitenkin auki.)
Hyvässa intrassa on fiksu hakutyökalu.
Hyvässä intrassa on kalenteri. Parhaassa tapauksessa se on integroitu firman jaettun kalenteriin ja tapahtuman tai DL:n tai vastaavan lisääminen onnistuu yhdestä paikasta.
…ja vielä: jso vanhasta on jo maksettu isot rahat, niin ei niitä saa takaisin kiusaamalla koko firmaa ***skalla intralla. Päin vastoin, uuden fiksun hankinta voi olla pidemmän päälle selvästi edullisempi ratkaisu.
Ugh. Olen täysin samaa mieltä. Käyttämätön monitoimilupsutin kannattaa ilman muuta heittää roskiin.
Kiitos kommenteista! Hyviä listauksia tärkeistä intran ominaisuuksista.
Tuo Ropsun mainitsema muutosten tilausmahdollisuus on tosi tärkeä dokumenteittain. Sillä tavalla voi tilata itselle tärkeiden sivujen päivitykset, mutta ei tarvitse vastaanottaa jokaista korjattua lounaslistaa.
Juuson Google Docs toimii aivan varmasti pienissä firmoissa, jos pilveen ei tallenneta mitään super-arkaluntoisia henkilötietoja. Itsekin käytän tosin paljon Google Docsia (tai taitaa olla Google Drive nykyään).
On muuten tosi tärkeää, että intraan pääsee käsiksi myös kotoa ja työmatkalta. On kiduttavaa tehdä etätyötä, jos joutuu etukäteen meilaamaan itselleen oleelliset dokkarit. Jotain kuitenkin unohtuu, ja sitten joutuu tilaamaan niitä kollegalta, kun itse ei pääse intraan saati levyasemille.
Mä muuten jotenkin yhdistäisin nuo kaksi viimeistä kappaletta. Niissä on vähän päällekkäisyyttä. Kärjistetysti ne menee vähän silleen ”huonosta intrasta ei raaski luopua kun se oli kallis” ja ”haa, nyt muuten keksin loistavan vertauksen tästä asiasta ja kerron saman asian vielä vertauksin”.
Meidän firman intra… meilisaasteesta olisi suuri tarve luopua, mutta vielä en ole keksinyt, millainen intra olisi niin näppärä että sitä kaikki myös käyttäisivät.
Hehee, osuit aivan oikeaan. Ne kaksi viimeistä kappaletta ovat käsiksessä yhteen kirjoitettuja, mutta erotin ne blogissa erikseen, jotta teksti olisi nopeampaa silmäillä.
Paras intra olisi wiki-intra, joka perustuu tasa-arvoiseen sisällöntuotantoon.
Olen Aucor Oy:n advisor-pestini myötä tutustunut Ambientian Henri Soraan ja jutellut hänen kanssaan erilaisista intratoteutuksista. Jos hankkisin uutta intraa, kääntyisin varmaankin Henrin puoleen ja kysyisin vinkkejä.
Kiitoksia, Katleena. Aivan oikein! Hyvässä toteutuksessa on kaksi oleellista asiaa, jotka pitää muistaaa: 1) periaatteet, jotka mahdollistavat kaikkien (kyllä, aivan kaikkien) organisaation jäsenten osallistumisen intran sisällön tuottamiseen 2) tekniikka, joka antaa mahdollisuudet tähän ilman, että johdon pitää pelätä sydän karrella sisäisiä työkalujaan. He kuitenkin maksavat laskun ja toivovat todella myös hyötyjä.
Meillä on monitoimilupsutin. Sen toimimattomuus alkaa jo nimestä, jota en tässä voi tunnistettavuussyistä paljastaa, mutta nimi on lyhenne joistain sanoista, joita kukaan ei tunnu muistavan. Sen jälkeen intraan on tungettu kaikki: firman laatujärjestelmä viimeistä powerpointtia myöten, eettiset ohjeet, palkkahallinnon asiat, puhelin-, sähköposti-, faksi-, lennätin- ja koiravaljakko-ohjeistukset, kaikki mahdolliset työsuhteeseen liittyvät asiat, puhelinluettelot, linkit tuntikirjanpito-ohjelmaan, projektienhallintaohjelmiin, matkalaskuohjelmaan, budjetointityökaluihin ym. Lisäksi intraan päivittyvät koko konsernin uutiset monella eri tasolla ja aluejaolla. Hakutoiminto on surkea. Lisäksi intrassa on paljon vanhaa tavaraa eri vuosilta, eri organisaatioista (joista osa on poistunut käytöstä) ja toimialoilta. Kukaan ei ole koskaan lukenut koko intraa läpi. Me, jotka vielä intran vaivaudumme aukaisemaan, käytämme sen linkkejä ja hätätapauksessa etsimme toimintaohjeita niissä tilanteissa, joissa kukaan työkaveri ei osaa ohjeistaa. Kaikki tärkeät asiat tiedotetaan sähköpostilla. Ja sillä aikaa intran sisältö paisuu: sihteeri on jälleen päivittänyt toimitusjohtajan blogia…
Ah, vuodatuksesi on täynnä pyhää vihaa – ja täysin oikeutetusti. Monitoimilupsuttimen käyttö on tuskastuttavaa, hidasta ja kiukuttavaa. Sen käyttö on tarpeellista vain lupsuttimen keksijän ja tilaajan mielestä, mutta kaikki muut tuskastuvat käytettävyysongelmiin ja omituisiin ominaisuuksiin.
Saanko muuten siteerata sinua kirjassa? Kuvauksesi on kivuliaan osuva.
Ajatuksesi Wiki-tyyppisestä intrasta oli hieno. Sisältöä pitää voida kaikkien tuottaa. Ei silti, niin tuotetaan meidänkin firmassa. Ongelmana on se, että uutta tietoa ei koskaan löydä.
Jotta intralla olisi jotain järkeä, siellä pitää olla paljon tärkeää asiaa. Hakusanoilla asiat kyllä ehkä löytyvätkin, jos on kyllin perehtynyt tietokoneajan sielunelämään, mutta oma ongelmani on ollut aina se, että koskaan ei tiedä, koska intraan on pumpsahtanut uutta tietoa ja mille sivulle. Mielestäni intran etusivuna pitäisi olla sivu, josta näkee kaikki viimeksi tehdyt muutokset ja päivitykset. Tai sitten jokaisesta päivityksestä tulisi tulla tieto sähköpostiin. Ei kuitenkaan tietona, että päivitin sitä ja tätä, vaan linkkinä. Meidän firman intraan ei kuitenkaan jostain syystä voi viitata linkillä, vaan salasanan kirjaamisen jälkeen mennään aina etusivulle, jonka jälkeen linkkiä ei enää löydä ja uusi tieto jää löytämättä.
Tämän vuoksi preferoin sähköpostia uutisten välittämiskeinona ja intraa tietosäiliönä. Ehkä joissain muissa firmoissa on asiat toisin.
Joo, suora linkitysmahdollisuus on tosiaan äärimmäisen oleellinen asia. Muutenhan intra on täysin irrallaan muista viestintäkanavista.
Ja se päivitysten tilausmahdollisuus meiliin (linkkien kera) pitäisi olla itsestäänselvyys, ei mikään kallis lisäkikkare, jota ei raaskita hankkia.
Ymmärrän hyvin, että meiliä käytetään intran korvikkeena silloin, kun intra on surkea. Sen sijaan hyvä wiki-intra ei houkuta meilin käyttöön, koska itse intra on kätevämpi viestintäkanava.
Kylläpä koko ketju on saanut negatiivisen sävyn. Olen kokenut ja nähnyt monia tällaisia monitoimilupsuttimia, jotka on todellakin tehty suurella tai erittäin suurella rahalla. Tietyissä firmoissa niitä on myös ollut useita erilaiseen käyttötarkoitukseen tai divisioonaan liittyen. Otapa siinä sitten selvää minne tiedotteet ja ohjeet kuuluisi laittaa…
Toisaalta, olen nähnyt myös muutamia tapauksia, jossa intra:
– elävöittää koko yrityskulttuuria
– vähentää merkittävästi sähköpostia
– luo hyvää fiilistä ja intoa koko firmaan.
Se on mahdollista korvaamalla vanhentunut intranet wikillä. Intranet on yksisuuntainen, mutta wiki on kaikkien firman työntekijöiden välillä toimiva järjestelmä. Ero on vähän vastaava, kuin kotisivulla ja blogilla. Oikestaan kaikki nuo nimimerkin vain huonoa intraa kokeillut haluamat asiat toteutuvat wikin avulla. Kokeilkaapa! Paasaan myös tietenkin mielelläni lisää asiasta.
Jee Henri, kiitos wiki-intran toteuttajan näkökulmasta!
Negatiivinen keskustelu kumpuaa negatiivisista kokemuksista. Minulla on asiakasyrityksiä, joissa intra on jotain vitsin ja kirosanan väliltä. 🙁
Olen silti aivan varma, että intra – siis nimenomaan wikipohjainen – voi olla aivan loistava sovellus, kun se tehdään hyvin.
Pohjimmiltaanhan kyse on siitä, että kukaan ei halua käyttää töissään huonompia vekottimia kuin mihin on tottunut vapaa-ajallaan. Onnistunut intra ottaa toimintamallin niistä sovelluksista, jotka ovat työntekijöille tuttuja ja mieluisia vapaa-ajalta: käyttö on helppoa kuin Facebookissa, tieto löytyy kuin Wikipediassa, tietovirta on jatkuva kuin Twitterissä, ja tiedonjako ja keskusteleminen on sujuvaa kuin blogeissa.
Muutamassa projektissa on ollut tietovarastona wiki. Ne toimivat hyvin ja ovat kohtalaisen helppoja oppia. Osa käyttäjistä tuntuu kuitenkin vierastavan yhteisjulkaisua ja tarttuu wikiin vasta kun on aivan välttämättömän pakko. Ehkä siitä voisi päästä ohi koulutuksia järjestämällä.
Heikki, olet ihan oikeassa. Wikikoulutusta tarvitaan erityisesti silloin, jos organisaatiossa on ”vanhan kansan työntekijöitä”, jotka pelkäävät keskeneräisen työn julkistamista.
Saat siteerata. Nämä monitoimilupsuttimet ovat myös piinallisen yleisiä: en ole varmaan koskaan ollut työpaikassa, jossa intra ei olisi aiheuttanut hengenahdistusta. Pahinta on, jos niihin yhdistetään interaktiivisuutta: ”keskustelupalsta”, jonka löytämiseksi pitää avata erillinen sivu tai useampia, ja arvata saattaa, kuinka paljon keskustelua siellä sitten käydään.
Aaargh, kuvaamasi päälleliimattu ”interaktiivisuus” on tosiaan ahterista.
Kiitos myös julkaisuluvasta!
Eräässä entisessä duunipaikassa koodattiin intraa itse, joten saatiin juuri tarpeeseen sopiva ilman turhia vipstaakeja. Tekniikka oli sinänsä peruskamaa ja koodi enimmäkseen todella simppeliä. Alun jälkeen uusien toimintojen kehittäminen oli nopeaa.
Tätä mallia ei voi suositella, ellei firmassa ole riittävästi koodaamiskokemusta ja näkemystä sovelluskehitykseen. Niin, ja tietysti koodareita, jotka voidaan osoittaa tällaiseen projektiin. Uhkana on myös järjestelmän kehityksen ja ylläpidon jatkuvuus.
Joo, jos osaamista ja aikaa on, niin tuo on ilman muuta mahdollinen ratkaisu. Silloin kyseessä täytyy olla jokin ohjelmistotalo, jolla on koodausosaamisen lisäksi visuaalista ymmärrystä ja käytettävyysosaamista.
Anekdoottina muuten kerrottakoon, että Hämeen Partiolaisten ”Ilves 06” -piirileirillä tehtiin intra alusta pitäen itse. Intraa käytettiin koko projektin ajan eli vajaat pari vuotta.
Intran koodaajana oli 17-vuotias Jyri-Petteri Paloposki alias Zeippi, joka nykyään on töissä Aucor Oy:ssä.
Maailma on hyvin pieni.
Kattelin tossa kerran tuttua pikkufirmaa, johon piti saada lähes nollaputjetilla jonkin astein sähköinen ilmoitustaulu. Niitten speksit oli yksinkertaiset:
– Pitää saada keskultua asioista eli johdanto ja keskustelu.
– Johonkin pitää saada ne osastojen pysyväistiedotteet eli lomaohjeet, pakolliset työturvallisuuteen, terveydenhoitoon jne. kuuluvat jutut.
– Sen pitää olla helposti ylläpidetty eli kirjoitustaidon pitää riittää.
– Vapaa-ajan puolelta pitää saada kuvia jne. lisättyä.
– Jotain muuta pientä.
Oli hauska katsella mitä heille tarjottiin. Melkoisia monitoimilupsuttumia. Firman nörttilauma (siis tälläiset kuin minä) teki niitä swot-analysejä ja analysoi suorituskykyä jne. Löysi ne sitten oman monitoimilupsuttimen eli sellaisen nippa nappa 10 000 systeemin, jota kuulemma tarvitsee hiukan kuitenkin räätälöidä.
Onneksi eivät ostaneet sitä sveitsiläistä linkkuveistä joka taipuu kaikkeen. Sen sijaan ostivat serverihuoneen nurkkaan yhden serverin ja tökkäsivät sinne Wordpresillä toteutetun blogiryppään. Ja keskitty sillä kymppitonnilla kehittämään prosesseja esim. kokouskäytäntöjä.
Nyt kokous menee seuraavasti:
1. Agenda tulee blogiin osaston omien kokouskutsujen alle.
2. jengi kommentoi sitä ja saattaa liittää keskusteluun valmiiksi liitetiedostojen linkit ennakkotutustumista varten.
3. Kokouksessa agendasta tehdään suoraan pöytäkirja ja päivitetään kokoajan. Eli kokousta voi tarvittaessa seurata etänä päätösten osalta.
4. Ja sitten kokouksen jälkeen homma arkoistoidaan agendoista pöytäkirjoihin.
Puljussa on muutenkin aika avoin meininki eli pääsee helposti tutustumaan muiden osastojen asioihin eli periaatteena on se, että pyritään julkaisemaan asioita paljon ettei ne muuttuisi piilotiedoksi.
Tuolla seurataan niitä itseä kiinnostavia kategorioita rss:n avulla eli aika monella on melkoisen räätälöidyt seurantakohteet.
Nuo pahoinvointia aiheuttavat monitoimilupsuttimet ovat niin arkipäivää ettei jakseta katsoa kokonaisuutta. Eli tehdä niin simppeliä intraa että sitä voi käyttää.
Kari…
P.S. Tuo blogiin perustuvan intrasysteemin valinta lähti liikeelle lopullisesti erään sihteerin lauseesta: ” Eihän tuolta esitellystä systeemistä löydy mitään, nopeammin etsin suklaakakun ohjeen ruokablogista kuin tuolta palkanlaskentaohjeen.”
Kari, loistoesimerkki!
Blogipohjainen versio intrasta on äärimmäisen mielenkiintoinen ajatus. Se on kevyt, halpa, yllättävän taipuisa ja lisäksi helppokäyttöinen.
Minua kiinnostaa kovasti, mitä liikkuu monitoimilupsuttimen myyjän päässä. Kuvitteleeko hän tosissaan, että hänen myymänsä intra on hyödyllinen ja kätevä? Vai myykö hän tarkoituksellisesti sontaa hyväuskoisille asiakkaille vuositolkulla ja käärii rahat liiveihinsä?
Mennään hetkeksi ihan toiseen maailmaan eli autotehtaaseen. Pisteessä y ei saada moottorin alakannatinta kiinni halutussa ajassa. Eli jostain syystä työvaihe ei toimi. Pultinreikä ei ole kohdalla.
Suomalainen insinööri ja myyntimies menee katsomaan, että millaisella työkalulla homma saadaan hoidettua. Ja yrittää myydä sellaisen valikoimistaan. Eli pyrkii myymään laitteen joka jyrsii reiän ovaaliksi ja siihen sopivan säätöpultin.
Japanilainen paniikkityöryhmä saapuu paikalle ja tutustuu ongelmaan. Tutkii, etsii ratkaisua ja tekee korjausehdotuksen. Homma kokeillaan ja todetaan toimivaksi. Ja korjaus on se, että kannake suunnittellaan uudestaan vastaamaan tarvetta. Suunnittelu oli pielessä. Eli korjataan ongelma.
Sama ongelma tuntuu vaivaavan nörttilaumaa ja heidän myyntimiehiään. Eli pyritään taivuttamaan esim. intran vaatimat prosessit monitoimilupsuttimen ymmärtämään muotoon. Usein monimutkaistaen prosessia.
Hyvä myyntimies ensin viilaisi prosessia mahdollisimman yksinkertaiseksi ja sitten myisi siihen sopivan minilupsuttimen.
Ihan vain kiusaksi. Pienemmässä firmassa, jossa avoimuus koskee matkalaskujakin, voidaan homma hoitaa WordPressillä. Eli suorittaa matkalaskujen prosessointi blogilla.
Taloushallinnon blogin alla on kohta matkalasku, jossa on alavalinnat:
– Uusi matkalasku
– Hyväksytty matkalasku
– Maksatukseen menevä
– Maksettu matkalasku
RSS- feedillä saat aina tiedon kun sinun vastuualeella olevaan kohtaan tulee lasku. Hyväksynnät tapahtuu nätisti, jos käyttäjät ovat rekisteröityjä. Prosessi on läpinäkyvä ja myös tukee ns. Kanbanmaista lähestymistä eli sopivalla valikolla näkee kuinka paljon laskuja on jonossa. Matkalaskut saa kuukausittain, vuosittain jne. listattua. Sopivilla tageilla henkilöttäin.
Eli YAGNI- periaatetta noudatten yksinkertaisin matkalaskusysteemi syntyy jopa wp:llä. Eli kyseessä on vain hyvin muotoiltu prosessi, jolle etsitään yksinkertaisin ratkaisu.
P.S. Ja niille rakkaille velikullille, jotka sanovat että tuo ei integroidu meidän XYZ- taloushallintajärjestelmään, niin voin vastata. Tuosta irtoaa oikealla prosessilla ja pienellä koodauksella XML- muotoinen sanoma, jossa on matkalasku varustettuna tiliöintikoodeilla 🙂
—
YAGNI: http://en.wikipedia.org/wiki/You_ain't_gonna_need_it
Veikkaan äkkiseltään, että myyntimiehen tehtävä on myydä. Mitä nopeammin kaupat syntyvät ja myyjä saa rahat, sitä nopeammin kassavirta kohisee ja myyjän bonukset kolahtavat tilille. Luuleeko joku oikeasti, että myyjää kiinnostaa asiakas tarpeineen enemmän kuin kaupat ja niiden saaminen? Tämän vuoksi monitoimilupsuttimen myyjä kieltäytyy myymästä hyväuskoiselle asiakkaalle turhaketta vain, jos kieltäytymisen seurauksena on heti kohta luvassa kaksinkertaiset kaupat vielä hölmömmästä lupsuttimesta samalle hyväuskoiselle asiakkaalle…
(Tiedän kyllä teorian siitä, että hyvä myyjä kieltäytyy myymästä, jos tuote ei sovi asiakkaalle, mutta nämä hellämieliset myyjät saavat aika nopeasti yrityksistä kenkää. Kaikkihan nimittäin firmassa tietävät, että juuri sen firman monitoimilupsuttimet ovat maailman parhaat ja sopivat siksi kaikille mahdollisille asiakkaille, ja jos myyjä ei myy, niin se on vain huono myyjä, ja asiakas menee ja ostaa sitten kilpailijalta sen huonomman lupsuttimen ja ostoikkuna sulkeutuu.)
Harmillisen negatiivinen ketju käynnissä. Etenkin kun intranetit on oikeasti mukava aihe 🙂
Itse olen nähnyt paljon hyviä intranetteja joihin käyttäjätkin ovat hyvin tyytyväisiä. Myös esim. Talentumin intranet-seminaareissa esitellään joka vuosi hyviä introja, jotka ovat tärkeitä viestintäkanavia niin johdolle kuin työntekijäille. Onpa siellä ollut esittelyssä myös todellisia työväline-introjakin, joissa on ryhmätyötilat samassa ja toimiva hakukone. Mutta ei sellaista ”tällainen on hyvä intra” -visiota ole olemassakaan, vaikka Microsoftin/Liferayn/Oraclen/IBM:n/Atlassianin -myyntiheebot niin jaksavat aina selittääkin. Esimerkiksi ei wiki sovellu kaikille, ja ei kaikkien pidä tehdä sähköistä työpöytää.
Negatiivisuuden toki ymmärrän. Intraan purkautuu paljon yleistä pahaa oloa organisaatioiden sisältä. Intran huonoutta on helppo syyttää kun oma organisaatio **tuttaa tai toimii jotenkin muuten epätäydellisesti. Paljon on kyse myös muutosvastarinnasta siihen, että ”kaikki ei olekaan niinkuin ennen”. Tosin tokihan introjen kehitykseen panostetaan naurettavan pieniä työmääriä ja rahasummia monessa organisaatiossa, mutta kyllä paljon isompi haaste on se, että introilta odotetaan niin paljon nykyaikana. Kaoottinen tietotyöorganisaatio kaipaa majakkaa johdattamaan, ja se on iso pettymys kun se intranet ei teekään kaikista monimutkaisista asioista yksinkertaisia. Intran havainnoitu toimivuus on aika usein myös suorassa suhteessa johdon viestintätoimenpiteisiin ja johdon tukemaan viestintäkulttuuriin. Kun johdolla on pallo hallussa, ja organisaation tehtävä on selkeänä, niin vanhakin intra hehkuu ja saa ihmiset vastustamaan intratin uudistusta. Näitäkin on nähty, isoissakin organisaatioissa.
Erilaiset organisaatiot myös tarvitsevat erilaisia intranetteja. On ihan eri asia suunnitella intraa prosessiorganisaatiolle, joka elää ja hengittää jonkun toiminnanohjaussysteemin tai asiakaspalvelujärjestelmän kautta kuin rakentaa intraa jollekin yliopiston kaltaiselle tutkimusorganisaatiolle (jossa vapaus tehdä omilla tavoilla on isossa arvossa, ja sitä myös edellytetään). Lisäksi organisaation muut työkalut vaikuttavat siihen, että miten ison roolin intra saa. Joskus kannattaa tehdä enemmän sähköisen työpöydän kaltaista ”isoa lelua” ja joskus sitten kannattaa tehdä vain hyvin kompakti viestintäkanava ja antaa muiden järjestelmien hoitaa muut asiat. Tosin vaikka tämä on organisaatiokohtainen asia, niin ei kaikkien tarvitse tehdä isoa määrittelyprojektia ja ”visioida” omaa intraansa. On muutama ääripää, ja kun ymmärtää mitä on itse tekemässä, niin sitten voi katsoa mallia muilta ja rakentaa oman kokonaisuutensa.
Olen itsekin kirjoitellut tyypillisistä introjen ominaisuuksista, esim. tässä perustoiminnoista:
http://viidestaso.wordpress.com/2010/10/21/intranet-palveluiden-perustoiminnot-vuonna-2010/
Tässä hittisovelluksista:
http://viidestaso.wordpress.com/2010/12/13/intranet-palveluiden-hittisovellukset-vuonna-2010/
Jutut ovat vuodelta 2010, mutta eivät intraneteiltä odotettavat asiat ole niin radikaalisti muuttuneet. Perusasiat pitää joka tapauksessa laittaa kuntoon ennenkuin lähtee sosiaalisen median kanssa heilumaan.
Monitoimilupsuttimista voi myös katsoa tarkempaa tietoa koulutusmateriaalista jossa vertaillaan SharePointtia, Drupalia, Liferayta ja Confluencea:
http://www.slideshare.net/perttutolvanen/intranetjrjestelmt-suomessa-vuonna-2012
Ei myyntimiehiltä pidä odottaa liikaa selkärankaa, eikä järjestelmiin erikoistuneista konsulteistakaan kannata tehdä messiaita oman intransa suhteen. Kaikilla järjestelmillä on takana joku filosofia, ja se on asiakkaan tehtävä ottaa selvää, että onko se filosofia yhteensopiva omien tavoitteiden kanssa. Ja aina jos haluaa kustannustehokkuutta, niin pitää mennä sen järjestelmän filosofian mukaan. Räätälöinti maksaa aina paljon, ihan sama mikä järjestelmä. Ja osa noista mainituista järjestelmistä perustuu filosofiaan jossa mikään ei ole valmista suoraan paketista, ja siksi kustannukset karkailevat ja introja on hidasta kehittää. Mutta silti ne isoimmat haasteet ovat järjestelmien ulkopuolella. Olen nähnyt hyviä introja kaikilla noilla mainituilla järjestelmillä, ja hyvinkin erilaisiin kustannusluokkiin voivat asiakkaat olla tyytyväisiä.
Oma näkökulmani on se, että kaikki lähtee siitä, että löydetään järjestelmä ja kumppani joka istuu siihen omaan tilanteeseen ja tapaan toimia. Kun tämä toteutuu, niin hyvä intra syntyy kyllä ihan terveellä järjellä ja yhteistyössä oman organisaation käyttäjien kanssa.
”Oma näkökulmani on se, että kaikki lähtee siitä, että löydetään järjestelmä ja kumppani joka istuu siihen omaan tilanteeseen ja tapaan toimia. Kun tämä toteutuu, niin hyvä intra syntyy kyllä ihan terveellä järjellä ja yhteistyössä oman organisaation käyttäjien kanssa.”, Perttu sanoo.
Minun näkökulma on se, että ensin saadaan edes määriteteltyä tarpeet intralle. Sitten poistetaan niistä tarpeista 90%. Ja sitten etsitään niille ne yksinkertaisimmat toteutustavat.
Siellä kaukana tulevaisuudessa sitten siintää se valinta millaisesta järjestelmästä on kyse. Se on vain tekniikkaa jolla muutetaan visio intrasta käytettäväksi palveluksi. Ei järjestelmäksi, vaan palveluksi 🙂
Kari…
Ilkikurisella päällä olen 🙂
Introjen suurin ongelma on se, että niistä ei löydä mitään. Sinne voidaan kyllä laittaa agendat ja pöytäkirjat, palkkahallinnon ohjeet ja yrityksen tietoturvapolitiikka, blogit ja henkilöhakemistot, keskustelufoorumit ja kesäpäivien valokuvat, tiedotteet ja uutissyötteet. Ja vähitellen sitä kaikkea kertyy vuosien varrelta epämääräisesti päivitetty tietomassa, jossa ajankohtaiset asiat ovat iloisesti sikinsokin vuosia vanhojen asioiden kanssa. Sen lisäksi kukaan ei oikein tiedä kenen vastuulla mikäkin siellä on, kun ihmiset ovat vaihtuneet ja lähteneet firmasta.
Lopulta intran tarkoitus on kuitenkin helpottaa tiedonkulkua ja ajantasaisen tiedon saamista eri puolilla yrityksessä meneillään olevista asioista. Tässä mielessä voisi ajatella, että koko homman saisi pyörimään muutaman asian varassa: ajatasaisen syötteen ja niihin liittyvän keskustelun sekä perkeleen hyvän hakutoiminnon varassa.
Lähtökohta voisi olla se, että dokkarit tallennetaan johonkin, minkä jälkeen ne voidaan liittää syötteeseen, esimerkiksi että ”meillä on nyt tämmöinen sääntö” tai ”käykää täyttämässä kesälomalistat tuolla”. Normaalistihan nämä säännöt ja listat lähetetään sähköpostilla. Sähköpostin rajoite on sitten kuitenkin nimetty ja rajattu vastaanottajakunta, jolloin esimerkiksi keskusteluista tulee helposti laajenevia ketjukirjeitä ja keskustelu rajautuu sen mukaan, kenelle sähköposti satutaan lähettämään. Sen lisäksi dokkarit pyörivät jokaisen sähköposteissa eivätkä yhdessä yhteisessä paikassa. Ja vielä pahempi ongelma on se, että kun se kerran on sähköpostitse lähetetty, niin oletus on, että kaikkihan tietävät sen sitten hamaan ajan tappiin ja pitävät kaiken sen muistissaan…omilla koneillaan…noh, tietävät kuitenkin. Paitsi ne uudet, jotka tulevat taloon, jotka eivät edes tiedä keneltä kysyä.
Syötteitä tarvitaan tyypillisesti pari kolme: firmasta ulospäin menevät tiedotteet, firman sisäiset ohjattu ja vapaa keskustelu sekä pikaiset kysymykset tyyliin ”mistä löytyy se ja se” tai ”kenelle kuuluu tämä ja tämä asia”. Näillä tyypillisesti pysyy jokainen hyvin kärryillä siitä, missä mennään ja mistä löytyy.
Tämä menisi vähän blogiajattelun suuntaan, mutta toisin kuin blogeissa keskusteluaiheiden ei tarvitse olla valmisteltuja.
Olisiko tässä jotain pohjaa?
Meillä on mielestäni toimiva intra, mutta enemmän vikaa on sen käyttäjissä. Ensimmäinen kommenttia on joka asiaan aina: ”Ai mistä se ja se asiaa löytyy intrassa?” No jumalauta hakukoneella, jos ei muuten. Ihmiset ovat oikeasti niin laiskoja tai tietämättömiä, että eivät viitsi hakea yhtään mitään mihin ei ole linkkiä etusivulla, koska kyllähän se hakeminen saattaa kestää jopa 15 sekuntia.
Reilu vuosi sitten intraan tuli eräs hyvin toivottu uusi osio, joka koskettaa erityisesti meidän yksikköämme. Sitä on kehuttu tosi paljon koko firmassa ja meilläkin siitä pidettiin oikein koko henkilöstölle tiedotustilaisuus, jossa käytiin läpi mikä kyseisen osion tarkoitus on ja varmuuden vuoksi myös se, mistä se löytyy. Viimeksi viime viikolla yksi tyyppi pyöritteli päiväkahvilla silmiään, että ai siis mikä?! Ei ollut koskaan kuullutkaan koko asiasta, vaikka siitä on nyt tosiaan reilun vuoden ajan puhuttu säännöllisesti. Ja ei tosiaan ollut kertaakaan eksynyt kyseiselle sivulle – koska hänet on palkattu firmaan tekemään töitä eikä lukemaan intrasta jotain ”hölynpölyä”.
Hoh hoi..
Miten blogimallisen nopean ja kaikkien päivittämän (esim.WordPress) voi naittaa vanhaan intraan? Tällä kysymyksellä yritän selvittää, onko mahdollista pitää vanha mammutti-intra ja tuoda käyttäjille kanava etsiä tietoa sekä päivittää sitä? Tällä voisi esimerkiksi juuri toimintaohjeiden dokuja, jotka ovat jo intrassa nostaa helpommin haettavaksi ja käyttäjien ”yhteiseksi” omaisuudeksi.
Onko WordPress mahdollista julkaista vain organisaation käyttäjille vai tuleeko siitä aina avoin blogi? En ole käyttänyt WP aiemmin, joten siksi kysyn tälläistä.
Apua, auttakaa joku Rekoa. Nyt kysymys meni niin tekniseksi, että minulla ei ole aavistustakaan.
Sen verran tiedän, että WordPressin saa pidettyä suljettuna, jolloin vain kutsutut lukijat pääsevät sisään.