Arjen lean-prosessissa kehittämistyöni menee näin:
- Havaitsen ongelman.
- Tsekkaan, toistuuko ongelma.
- Etsin ongelman juurisyyn ja poistan sen.
Prosessiin ei kuulu ihmisten syyttämistä, koska Ketolan Juhalta opin, että 95 prosentissa tapauksista syy on prosessin, ei ihmisen. Oi miten vapauttava ajatus.
Ajattelin avata prosessin lopputuloksia esittelemällä perheemme kaksi pilvilistaa, Matkalle mukaan sekä O-lista.
Matkalle mukaan -lista
Väitän, että sama ongelma toistuu monessa perheessä: kun reissuun lähdetään, kaikki sinkoilevat ympäriinsä ja miettivät, mitä tarvitaan mukaan. Ja kun reissuun päästään, jotain on unohtunut kotiin. Sen jälkeen joko selvitään ilman puuttuvaa asiaa tai ostetaan uusi. Joka tapauksessa aikaa kuluu ihmettelyyn, etsimiseen, kinasteluun ja korvikkeiden ostamiseen.
Niinpä meidän perheessä on avattu pilveen Google Sheets -taulukko, johon jokainen pääsee omalla kännykällään. Taulukossa on useita välilehtiä: omansa viikinkireissulle, partioleirille, kaupunkilomalle, uimarantareissulle, huvipuistopäivälle jne. Jokaista välilehteä iteroidaan (eli kehitetään, mutta iterointi kuulostaa hienommalta). Aina kun huomaamme reissun päällä, että jotain puuttuu, lisäämme tavaran listaan. Kun taas huomaamme, että jotain on turhaa, poistamme sen listasta.
Muksut pystyvät tietenkin itse avaamaan taulukot ja katsomaan sieltä omasta sarakkeestaan tarvittavat tavarat. He myös muokkaavat omia listojaan: parin vuoden aikana lelujen määrä on vähentynyt ja meikkien määrä kasvanut.
O-lista
Useimmille käy joskus niin, että lähtee kauppaan ostamaan kahvia ja tulee takaisin täyden kassin kanssa mutta ilman kahvia. Aina jotain unohtuu, vaikka se puuttuva asia oli juuri mielessä.
Pilvessä oleva O-lista on tietenkin ostoslista. Sekin majailee Google Drivessä, ja jokainen perheenjäsen pääsee siihen kännykällään. Jos lapsi huomaa, että hänen sukkansa ovat jääneet pieniksi, hän lisää sukat O-listaan. Jos taas joku käyttää chilikastikkeen jääkaapista loppuun, hän kirjoittaa chilit listaan.
Aina kun joku käy kaupassa, hän poistaa listasta ostamansa tavarat. Näin ei käy sitä tilannetta, jossa molemmat vanhemmat käyvät asiakasreissuillaan marketissa ostamassa ne puuttuvat kolme maitoa.
Lisähyöty on sekin, että ostoslista on kaikilla aina mukana, eikä pöydillä pyöri irtonaisia muistilappuja.
Jotain tosin tässä menetelmässä on vikana, sillä O-listaan ilmestyy jatkuvasti ja salaperäisesti sellaisia asioita kuten KARKKIA tai POPCORNIA. Kyseessä on ilmeisesti vika Google Drivessä.
(Huh, postaan kohta vielä kolmannen lean-vinkkini ja sitten jätän sinut, rakas lukija, rauhaan.)
Sheetsin sijaan tämäntyyppisille listoille oikeampi tuote on mielestäni Google Keep, joka 1) taipuu paremmin mobiiliin ja 2) sisältää helppokäyttöisen listanrastitustoiminnallisuuden, jolla voi seurata sitä, mikä on valmista ja mikä vielä tekemättä
Hahaa, kaikki muutkin ovat ehdottaneet meille sitä. Se on taatusti hyvä muille perheille, mutta meidän ostoslista on seitsemänsarakkeinen: jokaiselle perheenjäsenelle omat sarakkeet, viidennessä ruuat, kuudennessa muut ja seitsemännessä pitkäkestoiset haavehankinnat. Joudumme siis operoimaan Drivellä, mutta olemme kestäneet sen toistaiseksi.
Kalastusporukan varustelistaus on ollut vuosia pilvessä. Aiemmin jaettiin sähköpostitse. Listassa on omat kamppeet, yhteiset varusteet, ruokalista (kyllä), ostoslista jne.
Pakkaaminen on tosin liian helppoa. Aina tulee epäilys onko kaikki tarpeellinen mukana.
Hahaa, meidän perheellä on sama ilmiö: kun riitely ja häslääminen katosivat matkan valmisteluvaiheesta, sitä alkoi tuntua, että jokin jäi puuttumaan. ”Onko nyt kaikki muka pakattu ilman kinastelua? Voiko tämä olla totta?”
Jos Google Drive ei ole muuten käytössä, eikä sitä halua ostoslistaa varten ottaa käyttöön, saa Apple Storesta ainakin ladattua sovelluksen Wunderlist. Appissä saa tehtyä niin monta erilaista listaa kuin haluaa ja listat saa sähköpostiosoitteen avulla jaettua muille sovelluksen käyttäjille, esim. aviomiehelle. Meidän kauppalista on aina wunderlistissä. Appi ilmoittaa (yleensä), kun listalta alkaa häviämään juttuja, joten siitä myös tietää, että toinen on kaupassa.
Kiitos lisävinkistä! Näistä löytyy taatusti joka perheelle sopiva vaihtoehto.
Mun käsittääkseni Applen järjestelmissäkin saa muistilistan jaettua iCloudin kautta, mutta en ole tutkinut sitä, kun Google Drive on riittänyt.