Seminaarijärjestäjä, tämä teksti on sinulle.
Teet nimittäin yhden tärkeän valinnan silloin, kun tapahtumasi on vasta pilke silmäkulmassa. Joudut tämän valinnan eteen jo siinä vaiheessa, kun et ole vielä buukannut yhtäkään puhujaa, varannut yhtäkään seminaarisalia tai tehnyt yhtäkään markkinointituuttausta.
Valinta pitää tehdä kahden vaihtoehdon välillä: pitäisikö seminaarissa olla vaihtoehtoisia ohjelmapolkuja, vai olisiko parempi jos kaikki istuisivat koko ajan samassa salissa?
Poimi jälkimmäinen vaihtoehto ja pidä kaikki ohjelma kaikille saatavilla samassa salissa.
Seminaarijärjestäjälle nimittäin iskee helposti ahneus, ja päivään tekee mieli mahduttaa paljon vaihtoehtoja. Perusteet ovat usein seuraavanlaisia:
- ”Mistä mä voin tietää, mitä osallistujat haluavat? Annetaan niille enemmän valinnanvaraa.”
- ”Tilavuokra on ihan kohtuuton, jos laajennan seminaaria toiselle päivälle. Otetaan mieluummin isommat tilat yhdeksi päiväksi, niin se on halvempaa.”
- ”Kun on paljon puhujia, se näyttää paremmalta ohjelmatarjonnassa.”
- ”Ei tätä puhujaa voi jättää pois, kun se on The Nimi juuri tällä hetkellä.”
- ”Me voidaan pistää erilaisia teemoja noille vaihtoehtoisille ohjelmille, ja silloin me palvellaan isompaa määrää erilaisia ihmisiä.”
Loppujen lopuksi kuitenkin vaihtoehdot ja rinnakkaiset puhujavalinnat vain huonontavat kokonaisuutta. Paljous ei ole hyvästä, ja syitä on useita:
- Osallistujaa harmittaa, jos kahdella lavalla on kaksi mielenkiintoista esiintyjää yhtä aikaa. Ihmiselle on aina tuskaista kohdata menettämisen pelko ja erityisesti ilman jääminen.
- Puhujasijoittelu ja tilan koko ovat viestejä puheenvuorojen arvosta. On selvää, että 30 hengen salissa pidetään vähäisempiä puheenvuoroja. Oletko varma, että haluat antaa tämän viestin sekä osallistujille että puhujalle itselleen?
- Seminaarin pääsalissa on yleensä aloitus- ja lopetuspuheenvuorot, joten se on isoin tila. Jos tässä salissa järjestää rinnakkaisohjelmia, tunnelma on ankea, kun 300 hengen tilassa istuu 50 ihmistä hajallaan. Ihmisethän jäävät vakipaikalleen, vaikka viisi ensimmäistä riviä tyhjenisivät.
- Olen huomannut tärkeän asian sekä Nordic Business Forumissa että Antin ja minun Retoriikan kesäkoulussa: oleellista on yhteinen, jaettu kokemus. Ihmiset kertovat, monennenko vuoden osallistujia he ovat ja vertailevat kokemuksiaan. Tämä ei onnistuisi, jos jokaisen kokemus olisi erilainen, ja ihmiset olisivat olleet ikään kuin eri tapahtumissa.
- Kun ei ole yhteistä kokemusta, ei ole yhteistä tunnelmaa. Seminaarin fiilis lässähtää siitä, että porukka hajaantuu eri paikkoihin. Ilmiö on tuttu vaikkapa etkojen jälkeen, kun juhlasakki hajaantuu kaupungilla eri baaripöytiin.
Kun yrität tarjota kaikkea kaikille, et tarjoa kenellekään mitään. Valintojen tekeminen on kivuliasta mutta pakollista.
Jos olet järjestämässä seminaaria ja joku ehdottaa ”vaihtoehtoisia ohjelmapolkuja”, tulosta tämä kirjoitus ja syötä se ehdotuksen tekijälle.
Niinno, tämähän on se asia, missä seminaari eroaa konferenssista. Seminaarissa on yleensä vain yksi track, konferenssissa useita. Jos seminaarissa workshoppaillaan, niin sitä varten iso porukka taas kannattaa jakaa pienempiin, koska liian isossa porukassa työstämisestä ei tahdo tulla mitään. NBF:ssähän tämä työpajaosuus on ekstrapäivänä eli lauantaina.
Jos haluaa, että ihmiset tulevat toiselta puolelta maailmaa tilaisuuteen sekä kuuntelemaan että verkostoitumaan, niin sitä taas ei tehdä yhden tai kahden mielenkiintoisen puheenvuoron vuoksi, vaan mielenkiintoisia aiheita on löydyttävä riittävästi ilman, että väliin jää tuntitolkulla luppoaikaa. Yksi träkki ei välttämättä riitä siihen.
Jännä muuten nähdä, mihin suuntaan NBF:ää kehitetään kokonsa puolesta. Suomesta ei tahdo löytyä enää tiloja paljon tuota suuremman väkimäärän handlaamiseen yhtenä massana niin, että kaikki istuvat salissa yhtä aikaa, syövät yhtä aikaa ja pitävät verkostoitumistaukoa yhtä aikaa. Ehkä Live Aid -tyyppiset satelliittitapahtumat…
Huh, anteeksi kommenttien hitaus. Olen ollut vähän turhan hoppuinen sekä töissä että lomalla.
Mä kiinnostuin tästä sun määritelmien erosta: seminaarissa olisi yksi track ja konferenssissa useita. Mä luulen, että tämä termiero ei ole kovin vakiintunut, sillä suomen kielessä oikeastaan kaikki liike-elämän tapahtumat kulkevat seminaari-nimellä, vaikka niissä on useita trackejä.
Sen sijaan jos puhutaan kansainvälisistä politiikka- tai järjestökonferenssista, silloinhan trackeilla on käsittääkseni usein erilainen tarkoitus: jokaisen maan delegaatio jakaantuu niin, että koulutusväki menee koulutuspuheenvuoroihin ja kehitysapuporukka menee kehitysapupuheenvuoroihin. Silloin trackit ovat perusteltuja, koska paikalla on monta eri kohderyhmää, joiden ei oikeastaan tarvitse valita eri vaihtoehdoista.
Niin, siis konferensseissahan alan ammattilaiset usein tapaavat toisiaan, ja niissä on usein jonkinlainen mahdollisesti yhteiset avaus- ja päätössessiot sekä muutamia yhteisiä sessiota (”plenary session”), joiden välissä ohjelma jakautuu useampaan trackiin. Keynote speakerit ovat yleensä sitten niihin yhteisiin sessioihin kutsuttuja puhujia, jotka viitoittavat konferenssin pääaihetta jollakin tavalla inspiroivasti.
Esimerkiksi tieteellisissä konferensseissa se varsinainen pihvi on kuitenkin usein muualla kuin niissä keynoteissa, koska keynotet eivät välttämättä ole inspiroivuudessaan tieteellisiä, vaikka esittäjä olisikin ansioitunut.
(Hirveää suomea, mutta olen antanut periksi fingelskalle käytännöllisyyssyistä 😉
Joo, ihan sama kokemus. Olen kuvannut yhden salin konferenssia näin. Konferenssi, jossa jokainen puhuja on keynote.
Jes, juuri näin. NBF:ssä oikeastaan jokainen puhuja on keynote.
Jos jokainen on keynote, kukaan ei ole keynote. Ja hyvä niin. Keynote-puhe on jäänne menneeltä ajalta, jossa muita viisaampi guru antaa päivälle sävellajin. Sellainen on taantumuksellinen idea, joka tukee ymmärryksen luomisen ja uudistumisen sijaan arvohierarkkioita ja tilaisuuden markkinointia.