Puhuin eilen Ambientian Sosiaalinen intra -tapahtumassa. Osuuteni otsikko oli Sosiaalinen media tuli töihin – miten viestiä intrassa?
Setti oli tunnin mittainen, ja se taltioitiin. Jos siis jollakulla on nukahtamisvaikeuksia, kannattaa panna pätkä pyörimään:
Tässä blogissa saa kommentoida omalla nimellä tai minun tunnistamallani nimimerkillä. Vaadin myös kunnollisen meiliosoitteen. Minua ja mielipiteitäni saa ilman muuta kritisoida. Muistathan silti hyvät tavat. Karsin jo etukäteen kaikki alatyyliset kommentit, mainokset sekä tietenkin laittomat sisällöt. Mitä perustellummin asiasi esität, sitä varmemmin se tulee huomioiduksi.
Jaksoin katsoa loppuun asti, vaikka ei ole minulle itselleni mitenkään ajankohtainen. Eihän sitä tiedä, vaikka joskus joutuisi käyttämään moista lupsutinta. Hyvin pidit hereillä.
Tuntuupa kummalliselta kuulla jonkun sanovan, ettei viestintä ”ole itselle ajankohtaista”.
Jos kuuntelee tarkkaan Katleenan esitystä, niin ehkä huomaa ettei siinä oikeastaan ole niin paljon kysymys mistään intran työkaluista ja niiden käytöstä, vaan viestinnästä yleensä ihmisten välillä.
Lähes kaikki vinkithän olivat suoraan sovellettavissa mihin tahansa viestintätilanteeseen. Eikä pelkästään työpaikalla!
Ellikki, kiitos kun jaksoit katsoa! Kuten Sarrrri tuossa totesikin, samat vinkit pätevät onneksi muuhunkin viestintään kuin vain intrassa toimimiseen.
Monologi vinkkiin kaksi tai kolme
Teen aktiivisesti oman alani toimintaan liittyvää yritysseurantaa ja samalla katselen muutenkin mitä toimintaympäristössä on meneillään. Monologin aihe liittyy yritykseen, jota seurasin pitemmän aikaa monelta eri näkökulmalta, viimeksi sisäisen viestinnän osalta.
Kyseessä on palvelubisneksessä toimiva firma, jonka toimipisteet ovat hajallaan Helsinki Rovaniemi välillä Merikarvialta Joensuuhun. Eli aika kattavasti koko Suomi oli hallussa.
Henkilöstökyselyissä parannettavien asioiden vakioaihe oli viestintä, oikeastaan tiedontarve ja johtajien näkymättömyys. Asia otettiin vakavasti, selvitettiin ja päätettiin, vastuutettiin. Jokaisen toimipisteen esittely intrassa; keitä ovat, mitä tekevät, miten menee. Lisäksi pomo tekee viikkokirjeen, jossa kertoo alan uusimmat toimintaympäristöön ja konserniin liittyvät asiat. Ja aikatauluna sovittiin seuraavan kuukauden alusta.
Jep. Ei ainuttakaan viikkokirjettä, kun pomo ei ehtinyt. Oli muita kiireitä. Toimipiste-esittelyitä tuli valmiiksi kaksi, kun vastuuhenkilö halusi ensin perehtyä julkaisujärjestelmiin ja ja toimitustyön hienouksiin, että ei vain tee virhettä. Pomo ei hoksinut, että ne vistintäänsä estävät työt olisivat kertoneet kentälle jo paljon, jos niistä olisi kertonut…
Vastuulliselta odotettiin tuon intraesittelypäätöksen jälkeen tietoa ja kertomuksia eri toimipaikoilta. Ei täydellistä artikkelitoimittamista. Huhut sentään liikkuivat ja erilaiset spekulaatiot, jotkut hyvinkin hauskoina ja vahvoina.
Muutamat keskiportaan kaverit alkoivat pyörittää omien alaistensa kanssa viikkopalaverikäytäntöä ja sähköpostikeskustelua ajankohtaisista tapahtumista talossa ja ympäristössä. Ne olivat infoluonteisia eikä niiden pohjalta syntynyt paljonkaan keskusteluja.
Firman oli intrassa keskusteluviritys, aika hyväkin, mutta sinne ei tullut mitään viestejä, joten sen käyttö oli lähes olematonta. Jos sinne jotakin tuli niin siitä tuli aina erikseen linkki sähköpostilla.
Suuretkin uudet sopimukset ja asiakastapahtumat pysyivät kenttäväeltä piilossa. Esimerkkinä eräs miljoonasopimus, joka varmistui huhtikuussa, ilmestyi eräänä elokuun perjantaina pomolta lyhyellä sähköpostiviestillä. Kentän tiedontarvetta ei hoksittu, koska asiat oli kaikkien tiedossa pääkonttorilla. Niitä vatvottiin kyllästymiseen saakka kahvipöydässä.
Harvoin, kun keskustelupalstalle jotakin joku laittoi, siitä sitten tehtiin laajempi tarina sähköpostiin, joka saattoi tulla pomolta viikkoja myöhemmin, koska sitä hiottiin ja viilattiin moneen kertaan. Viestintävastaava laittoi aikaansaannoksensa pomolle hyväksyttäväksi. Pomo vähän viilasi ja palautti takaisin korjattavaksi. Sähköpostilla. Vähitellen viesti valmistui täydellisenä. Kuukauden kaksi myöhässä. Asiakkaat juttelivat aiheista jo paljon aikaisemmin kenttäväen kanssa ennenkuin siitä tuli sisäistä tietoa tai kukaan oli kuullutkaan.
Sitten tuli aivan uusi SoMe-sovellus, jota minäkin olin osaltani valmentamassa. Tein muutamia kysymyksiä toimintatavoista ja ehdotin joitakin muutoksia. Mielestäni tärkeimpänä esitin, että porukalle pitää antaa selkeä lupa osallistua.
Kaikki kunnossa. Sinne olikin eri helppo tehdä ryhmät ja aihekohtaiset palstat ym. Liitteet ja linkit helppo laittaa keskusteluvirtaan mukaan. Ryhmät toimivat ja keskustelu pysyy ehjänä tallessa, jotta myöhemmin liittyneetkin voivat lukea koko ketjun alusta loppuun.
Ei toiminut siellä. Se olisi ollut hyvä alusta linkittää alan uutisia Suomesta ja maailmalta sekä keskustella niistä yrityksen näkökulmasta. Keskustelua ei syntynyt sinnekään, koska kaikki olivat jo tottuneet, että pomo sitten kertoo, miten asiat ovat, jos kertoo. Sähköpostilla. Jos asiaa ei ollut tullut pomolta sähköpostilla, sitä ei ollut isolle osalle porukasta olemassakaan. Ja kukaan ei rohjennut osallistua keskusteluun, koska ei tiedetty pomon mielipidettä tai firman tavoitetta asian suhteen. Pomo ei ollut mukana käyttämässä alustaa.
Kyseessä on pitkät perinteet omaava toimija, jolle on ominaista enemmän käskeminen kuin keskusteleminen. En ole töissä ko. yrityksessä, mutta edelleen seuraan toki miten heillä onnistuu aloittamansa blogi-idea, jolla korostetaan asiakasosaamista ja yrityksenammattitaitoa vaativissa palvelutehtävissä.
Sähköpostilla vahvasti mennään kohti digiseinää ja pomo on musta aukko. Oli ihan hauska keikka silti.
MattiKo, varsin tyypillinen tapauskuvaus. 🙂
Eihän sosiaalinen intra tosiaan korjaa yhtään mitään, jos organisaatiokulttuuri nojaa käskyttämiseen, somevastaisuuteen, viime tinkaan ja ”ylhäältä alas” -tiedottamiseen.
Kaivoin tämän esityksen naftaliinista ja täytyy sanoa, että oli informatiivinen ja viihdyttäväkin pläjäys. Kaikki asiat ovat osa päivittäistä viestintäämme, ihan ilman intraakin. Se on vain yksi konteksti, jossa viestinnän monimuotoisuus ja vaikeus näkyvät.
Minuun iski erityisesti tuo loppupään vinkki tarttuvasta kielestä. Harva varmaan edes tajuaa, miten paljon puheen tyyli, sävy ja konventiot tarttuvat. Ja taas kerran: pätee niin työkavereiden kesken, asiakaspalvelussa kuin perhe-elämässäkin.
Kiitos, en nukahtanut vaan katsoin tämän omaksi huvikseni. Mitä se kertookaan minun huveistani!?