Erään kriisiviestintäkeissin ruumiinavaus

[Tässä postauksessa avaan erästä mielenkiintoista kriisiviestintäkeissiä. En voi yksilöidä sitä tarkemmin ja joudun sumentamaan yksityiskohtia, mutta pääpaino onkin viestinnällisessä toiminnassa. Mitä tapahtuu kulissien takana?]

Sain eräänä iltana meiliä: ”Kiireellinen soittopyyntö. Emppu. Puh. 111 222 333.”

Jouduin aluksi tsekkaamaan Fonectasta, kenen numero on. Tunnistin sieltä heti Emppu Esiintyjän nimen, kuten koko muukin Suomi tunnistaisi. Olimme tavanneet ohimennen eräässä seminaarissa, jossa olimme pitäneet peräkkäiset puheenvuorot. Soitin saman tien Empulle.

Hän oli tilanteessa, jossa oli kumottava vääriä huhuja. Huhut olivat liikkeellä hänen kotipaikkakunnallaan, mutta tietenkin oli riski, että ne leviäisivät muuallekin.

Empulle oli tullut samaan aikaan tilaisuus kirjoittaa teksti erääseen paperikanavaan, jolla tavoittaisi kätevästi kotipaikkakunnan väen. Miten yhdistäisi paperikanavan julkaisijan tarpeet sekä hänen oman kriisiviestintätarpeensa niin, että kokonaisuus toimisi?

Bonushaasteena oli tietenkin se, että Emppu ei ollut koskaan ennen kirjoittanut julkista tekstiä. Hänestä on kyllä lukuisia radio- ja tv-haastatteluita ja hän esiintyy televisiossa omassa ohjelmassaan – mutta kirjallista jälkeä ei ole. Joutuisin siis luomaan hänelle oman kirjallisen tyylin, joka kuulostaa häneltä itseltään.

Aikataulu oli se tyypillinen: soittopyyntö ja puhelu tapahtuivat seitsemältä illalla, ja aamuun mennessä tekstin pitäisi olla valmis. Jouduin ensin hoitamaan sovitut kokoukset pois alta, joten kaavoitimme tarkemman puhelinajan iltakymmeneksi, ja sen jälkeen tuottaisin tekstin.

Huhujen kumoamisessa tärkeintä on se, että ei kumota huhua X, koska toistaminen vain vahvistaa sitä ja herättää epäilyksiä. Parempi on viestiä asia Y, eli se miten asia oikeasti on. Emppu tajusi älykkäänä ihmisenä tulokulman heti.

Tässä keississä en tietenkään mene sisältöihin, mutta puran auki toista viestinnällistä puolta:

Miten luodaan ihmiselle omannäköinen kirjallinen ääni silloin, kun aiempaa kirjallista jälkeä ei vielä ole?

1. Kymmeneltä haastattelin Empun. Kysyin taustaksi tiedot väärästä huhusta X ja kysyin, millainen on oikea tilanne Y. Kysyin myös, miten Emppu kuvailisi itseään, ja kuvaus osui yksiin sen käsityksen kanssa, joka minulla oli hänestä etukäteen. Puheluun meni puoli tuntia.
2. Seuraavaksi kaivoin netistä hänen radio- ja tv-haastattelujaan. En ollut katsonut hänen ohjelmiaan, koska tv-aikani on tosi rajallista. Niinpä etsin haastatteluja, joissa hän puhuu vapaasti omalla äänellään.
3. Luin netistä myös Empun lehtihaastatteluja. Katsoin, mitä hän kertoo elämästään ja mitkä asiat ovat hänelle tärkeitä.
4. Analysoin hänen kielensä: Onko se virallista vai rentoa? Pitkät vai lyhyet lauseet? Onko mielisanoja? Eteneekö suoraviivaisesti vai pomppiiko?
5. Lähdin kirjoittamaan tekstiä Empun näkökulmasta. Kuvittelin hänet puhumaan vierelleni ja otin ikään kuin sanelua vastaan.
6. Kytkin tekstissä yhteen julkaisijan toiveen sekä tilanteen Y. Niistä sai vertausten avulla punottua kauniin letin.
7. Kirjoitin tekstiin viittauksia Empun omasta elämästä. Haamukirjoittajien yleinen virhe on se, että kun ei tiedetä tarpeeksi asiakkaan henkilökohtaisia asioita, niitä ei osata tuoda tekstiin. Henkilökohtaiset viittaukset ovat kuitenkin tarpeen: ne tuovat aitoutta ja tarinallisuutta.

Lähetin tekstin Empulle puolenyön jälkeen. Aamulla tuli meili:

Kiitos. Huh, mikä aikataulu. Selvittiin.

Kaikki tekstit oli just, eikä melkein. Kiitos.

Laskutusosoite: XXX

Emppu ei koskaan kysynyt hintaa.

Edit 21.4.2017 klo 22.58:

Twitterissä kysyttiin, miten keississä kävi.

Hyvinhän siinä kävi. Huhu laantui, mitään ei uutisoitu missään, ja Emppu tuli vakiasiakkaakseni.