Olen tehnyt vuosien mittaan kirjoja monelle kustantamolle. Niinpä näin keväisin saan usealta eri talolta viime vuoden tekijänoikeuslaskelmia. Laskelmissa käydään läpi, mitä on myyty, paljonko on myyty ja mitä saan laskuttaa.
Olen lean-intoilija, joten sydäntäni särkee kustantamoiden tehottomuus. On absurdia, kuinka paljon mahdollisuuksia ja voimavaroja haaskataan tekijänoikeuslaskelmissa.
Kokosin yhteen kolme tuskaisaa esimerkkiä ja ratkaisuehdotukset niihin. Olisi ihanaa, jos rakkaat kustantamoni siirtyisivät käyttämään lean-metodeja: se säästäisi aikaa, rahaa ja vaivaa meiltä kaikilta.
Esimerkki 1: Kun kirjailija haluaa tietää myyntitilastonsa oma-aloitteisesti kesken vuoden
Olen ilmeisesti outo tapaus, koska olen kiinnostunut tilastoista. Valitettavasti kirjailija ei näe mistään omia myyntilukujaan kesken vuoden, joten niitä pitää kysyä meilitse kustantamosta.
Kun meilaan kyselyn, seurauksena on jompikumpi kahdesta asiasta:
a) kyselyyni ei ehditä vastata, joten joudun meilaamaan viikon päästä uusiksi
b) kysely ohjataan eteenpäin tai myyntitilanne tarkistetaan kollegalta, joten saan vastauksen muutaman päivän päästä.
En uskalla miettiä, kuinka paljon turhia työtunteja kustantamoilla kuluu tähän rumbaan. Sadat kirjailijat ympäri Suomen meilailevat ja soittelevat kustantamoihin pitkin vuotta ja kyselevät innoissaan myyntitilastoja. Ja kustantamoissa forwardoidaan meilejä sisäisesti ja kysellään tietoja niiltä kollegoilta, joilla on pääsy järjestelmään.
Ratkaisuehdotukseni: Tee niin kuin Alma Talent. Heillä on järjestelmä, johon kirjailija voi itse kirjautua ja kurkata omat myyntinsä milloin tahansa.
Jos tällainen olisi jokaisella kustantajalla, se säästäisi melkoisesti henkilötyötunteja.
Esimerkki 2: Kun kirjailijalle pitää toimittaa keväällä edellisen vuoden myyntitilastot
Istutko tukevasti? Haluatko kuulla jotain hullua?
Osa kustantamoista lähettää yhä myyntitilastot paperikirjeenä. Ja niin, että jokaisen kirjan jokainen formaatti on omalla sivullaan. Niinpä sain yhdeltä kustantajalta postissa paperinipun, jossa oli viisi sivua:
- Saatekirje
- Kirjan X paperiversion myyntimäärä ja palkkiot
- Kirjan X sähköisen version myyntimäärä ja palkkiot
- Kirjan Y paperiversion myyntimäärä ja palkkiot
- Kirjan Y sähköisen version myyntimäärä ja palkkiot
Kaikki tämä tieto olisi mahtunut helposti yhdelle sivulle. Ilmeisesti kyseisen talon järjestelmä tuottaa kuitenkin automaattisesti yhden sivun per yksi formaatti, eikä tätä pysty muuttamaan.
En raaski ajatella, kuinka valtava kulu on lähettää tällainen paperinivaska kirjeitse sadoille kirjailijoille ympäri Suomea – puhumattakaan prosessin tuottamasta ympäristöhaitasta.
Ratkaisuehdotukseni: Tee niin kuin Tammi: se lähettää myyntitilastot meilin liitteenä. (Tammeltakin tulee kyllä yksi sivu per kirjaformaatti, mutta pdf-muodossa se ei ole niin paha asia.)
Esimerkki 3: Kun kirjailijan pitäisi laskuttaa kustantajaa
Eräs toinenkin kustantamo lähetti myyntilaskelmat onneksi meilitse. Saatteessa todettiin:
Osakeyhtiöt, olkaa hyvä ja lähettäkää lasku.
Paha vain, että laskutusosoitetta ei ollut mukana. Niinpä jouduin taas meilaamaan ja kyselemään oikeaa laskutusosoitetta.
Toki suurin osa kirjailijoista saa tekijänpalkkiot yksityistililleen henkilökohtaisena tulona, jolloin raha tupsahtaa kirjailijalle automaattisesti. Silti meitä osakeyhtiö-kirjailijoitakin on. En tiedä, kuinka moni on joutunut kyselemään laskutusosoitteen perään.
Tässäkin tilanteessa kustantamon väki joutuu jälleen tekemään turhaa toimistotyötä, jonka olisi voinut välttää etukäteen.
Ratkaisuehdotukseni: Laskutusosoitteen pitää olla automaattisesti myyntitilaston liitteenä. Tämä säästää työtunteja, kun ei tarvitse vastata kymmenille kirjailijoille ja lähetellä erikseen laskutustietoja jokaiselle.
* * *
PS. Vaikka olen lean-intoilija, olen myös täysi lean-maallikko. Jos kaipaat oikeaa asiantuntijaa, niin tsekkaa rakkaat kaverini ja yrittäjäkollegani:
- Janne K. Jääskeläinen (erikoistunut asiantuntijayrityksiin)
- Juha Ketola (erikoistunut kaupan alalle)
He osaavat tehdä muutakin kuin valittaa.
Minäkin jaksan hämmästellä tämäntyyppisiä asioita itse toimistotöitä tehneenä. Miksi hitossa eivät voi kehittää niitä prosessejaan, tarvittaisiin muutama lean-tyyppi erääseenkin toimistoon. Ongelmat eivät koske yksistään kustantamoita, mutta sinulla oli oikein hyviä esimerkkejä 🙂 Olen tullut siihen tulokseen, että nämä asiat ja niiden muuttaminen ei jaksa ketään kiinnostaa, koska niitä eivät tee mistään tärkeästä päättävät ihmiset, vaan surullista kyllä, me konttorirotat. Jos sattuu käymään niin että yt tulee, niin ne jäljelle jäävät konttorirotat tekee näitä typeryyksiä sitten kaikkien edestä edelleen koska ei ole vaihtoehtoja.
Tää on kyllä surullinen ilmiö monella alalla.
Varsinkin julkisella sektorilla ilmiö on yleinen: suurin osa viranomaisista ei halua kehittää työtään, koska se voi tarkoittaa työpaikan katoamista. On parempi vakuutella itselleen, että just tämä identtisten meilien lähettely on toooosi tärkeää työtä, eikä mitenkään muuten voi toimia.
Hmm, tuokin on varmaan totta. Itse koin omissa hommissani asian jatkuvasti niin, että vaikka kuinka antoi palautetta ja kertoi miten asiaa voisi kehittää, en saanut koskaan vastakaikua. Se vasta oli surullista. Eli homma on tehty niin idiootiksi, ettei sitä voi tehdä muulla tavalla järjestelmästä tai niiden käytön oikeuksien puutteesta johtuen, kuin sillä idioottimaisella meilien lähettämisellä tai nappia painaen jolloin lähti yksi ilmo ja toisesta napista toinen (ei mitenkään mahdollista niin että ne olisi lähteneet yhdelle asiakkaalle kertaheitolla sillä yhdellä napin painalluksella ja samassa kirjeessä/säpossa tmv)..
Aaargh, mä voin kuvitella kuinka kiduttavaa tuollainen on.
Joissain organisaatioissa työskentelee kyllä melkoisia tahmatuubeja, jotka eivät suostu muuttamaan yhtään mitään. Ei auta lainkaan, vaikka uutta ideaa yrittäisi perustella ajan, vaivan ja rahan säästöllä. Tahmatuubi ei suostu muutokseen, koska hän haluaa tehdä aina kaikki samoin kuin ennenkin.