Hups, puhuit sitten 20 minuuttia yliaikaa

Eräässä tapahtumassa puhujan oli tarkoitus pitää 40 minuutin puheenvuoro. Esiintyjä kulutti kuitenkin settiinsä täyden tunnin. Osuus meni siis 20 minuuttia yliajalle, ja siltikin puhuja joutui pikakelaamaan kymmenkunta diaansa:

I won’t talk about this one.

Esiintyjä naksutteli diojensa yli niin että kuvat vain vilkkuivat ja totesi haikeasti:

But it was a great project.

Lopputuloksena kahvitauko kutistui, ja koko ohjelmaa jouduttiin siirtämään eteenpäin.

Tällainen tilanne on tuskaisan tuttu jokaiselle meille joko osallistujana tai järjestäjänä – tai noloimmillaan puhujana. Niinpä kokosin vinkkilistan kaikille osapuolille siitä, kuinka aikataulu pysyy hanskassa.

Vinkit puhujalle

• Harjoittele. Jos et tiedä, kauanko esityksesi kestää, treenaa se läpi ja kellota setti. Värvää yleisöksi perhe, kollegat tai vaikka lemmikit.
• Jos käytät dioja, tee joka puheenvuoroon eri esitys. Älä käytä kaikkialla yhtä vakiopläjäystä, koska se ei voi millään istua sekä puolen tunnin että koko tunnin esitykseen.
• Lue aiemmat neuvoni puheajassa pysymiseen. (Tiivistettynä: älä käytä dioja.)
• Tee itsellesi sanktio. Ota itsellesi vakiokäytäntö, jonka mukaan jokaisesta ylimenevästä minuutista palkkiosi alenee 200 euroa. Jos menet yli viisi prosenttia yliajalle, et saa veloittaa mitään.
• Kunnioita osallistujia ja järjestäjää. Heidän aikansa on tärkeämpää kuin sinun viestisi.

Vinkit järjestäjälle ja moderaattorille

• Jos tilaat paikalle kokemattoman puhujan, korosta jo tilausvaiheessa aikataulussa pysymisen tärkeyttä.
• Tsekkaa etukäteen puhujan lähettämät diat. Näyttävätkö ne realistisesti mahtuvan sovittuun puheaikaan?
• Varaa tapahtumaan tunnusmusiikki. Kun puhuja menee liikaa yliajalle, hiljennä mikkiä, nosta tunnusmusiikkia ja nouse lavalle kiittämään puheenvuorosta. Varoita puhujia tästä toimintatavasta jo ennakkoon, etteivät he ylläty. (Tätä tekniikkaa käytetään television suorissa palkintogaaloissa. Katsopa mitä tapahtuu, kun joku kiittää Emmastaan tai Jussistaan turhan monisanaisesti.)
• Sinä olet vastuussa asiakkaillesi eli osallistujille. Jos puhuja ei hoida omaa vastuutaan, sinä olet viimeinen oljenkorsi.

Vinkit osallistujille

• Jos puhuja menee yliajalle, älä esitä hänelle enää yleisökysymyksiä. Voit myöhemmin laittaa puhujalle tviitin tai meilin, jos jokin asia jäi askarruttamaan.
• Jos sinulla on kiire, voit kaikin mokomin poistua. En kehota osoittamaan mieltään tuhahtelemalla tai supisemalla, mutta paikalta saa vallan hyvin lähteä, jos aikataulut pakottavat.

Seminaarit. Niissä on kivempaa, kun kaikki pysyvät aikataulussa.