Metatyö – nykyajan vitsaus

Vedän paljon koulutuksia bloggaamisesta ja sähköpostiviestinnästä. Näissä valmennuksissa toistuvat samat kysymykset vuodesta toiseen:

Mistä saan aikaa bloggaamiseen? Mistä saan aikaa sähköpostin hoitamiseen?

Vasta parin viime vuoden ajan olen tajunnut, että kyse ei ole osallistujan omasta ajankäytön tunaroinnista. Kyse on sen sijaan isommasta, yhteiskunnallisesta ongelmasta:

Metatyön määrä on kasvanut – ja toisaalta metatyön kanavointi on epäonnistunut.

Metatyö on siis työn teettämää työtä. Jos varsinaista työtäsi on rekan ajaminen, vastaavasti metatyötäsi on ajopäiväkirjan pito, ajojen aikataulutus, liukkaan ajon koulutukset ja ajo-ohjeiden vastaanottaminen. Jos taas varsinaista työtäsi on myynti, silloin metatyötäsi ovat esimerkiksi raportointi, ohjauspalaverit, suunnitelmat ja myynnin kehittäminen.

Metatyö on sitä työtä, jota ei olisi ilman varsinaista työtä.

Jokainen meistä tarvitsee jonkin verran metatyötä. Ilman sitä emme saisi ohjeita emmekä palautetta. Emme myöskään olisi tilivelvollisia kenellekään, vaan voisimme mellastaa kuin metsässä. Ilman metatyötä emme saisi koulutusta emmekä kehittäisi omaa työtämme.

Metatyön osuus on kuitenkin monilla aloilla kasvanut päättömäksi. Olen kysellyt koulutusteni osallistujilta, kuinka suuri osa heidän työstään on metatyötä. Pahimmillaan arviot ovat huidelleet 80-90 prosentissa.

Metatyön ongelma on se, että kun sitä tulee liikaa, tarvitsemme enemmän työntekijöitä hoitamaan varsinaisen työn.

Lääkäri-isäni pystyi aiemmin hoitamaan 15 potilasta päivässä, mutta nyt hän voi hoitaa enää vain 10. Muu aika menee raportointiin – siis metatyöhön.

Ei ihme, että meillä on lääkäripula. Ennen sadan potilaan hoitoon tarvittiin seitsemän lääkäriä, mutta nykyään heitä tarvitaan kymmenen.

Miksi metatyö on lisääntynyt?

Metatyö lisääntyy automaattisesti, kun organisaatio monimutkaistuu. Mitä enemmän hierarkiaa, prosesseja, tiimejä, projekteja ja tehtäviä, sitä enemmän vaaditaan suunnitelmia, palavereita, raportointia, viestintää ja ohjausta.

Samalla kun siirrymme suurkuntiin, isoihin konserneihin, yhdistettyihin vanhainkoteihin ja keskitettyyn hallintoon, lisäämme koko ajan metatyön tarvetta.

Toki metatyö lisääntyy myös silloin, kun toimialan lainsäädäntö tiukentuu ja valvonta lisääntyy. Siitä seuraa automaattisesti useampia raportointeja, tarkastuskäyntejä ja suunnitelmia.

Mitä tarkoittaa metatyön väärä kanavointi?

Sekoitamme monesti metatyön ja varsinaisen työn. Teemme asioita päällekkäin ja tuplaten, emmekä erota aina kätevintä kanavaa. Esimerkkejä on useita.

1. Saatamme ensin tehdä suunnitelman ja sitten erikseen meilata sen eteenpäin. Sen sijaan jos kirjoittaisimme saman suunnitelman suoraan intran blogiin, se olisi kerralla sekä laadittu että viestitty.
2. Usein käytämme edestakaista sähköpostikeskustelua aikataulutuskanavana, vaikka sama metatyö hoituisi joko automaattisilla kalenterikutsuilla tai Doodlella.
3. Joskus taas yritämme keskustella sähköpostilla valtavia asiakokonaisuuksia läpi, ja kirjeenvaihtoon tuhraantuu kymmeniä päiviä ja kymmeniä meilejä. Tosiasiassa saman asian olisi voinut ratkaista tehokkaammin tunnin palaverilla.
4. Monessa organisaatiossa vaaditaan saman metatyön tekemistä moneen kertaan. Samat tunnit pitää kirjata kolmeen paikkaan: myyntiseurantaan, tuntiraporttiin ja asiakaskirjanpitoon. Samat matkat pitää kirjata sekä laskutusjärjestelmään että palkanlaskentaan. Samat suunnitelmat pitää kirjata intraan, kiintolevylle ja meiliin. Tässä auttaisivat järkevät sähköiset järjestelmät.
5. Pidämme herkästi tunnin tapaamisia, vaikka vartti riittäisi. Joskus taas kokoonnumme yhteen tavan vuoksi, vaikka viikkopalaverin voisi siirtääkin.
6. Tilaamme automaattisesti koko päivän mittaisen koulutuksen, vaikka puolikas päivä olisi tehokkaampi. Lähdemme ideariiheen viikonlopuksi Leville (koska se on hauskaa), vaikka päivä lähiseudun kokouskartanossa ajaisi saman asian.

Miten järkeistän metatyötä?

Olen kehitellyt metodia, jolla voi vähentää turhaa metatyötä ja nopeuttaa tarpeellista metatyötä. Se sisältää kahdeksan vaihetta.

1. Listaa varsinaiset työsi ja metatyösi kuluneen kahden viikon ajalta.
2. Paljonko niihin kumpaankin menee aikaa?
3. Tutki hetki itseäsi. Kummasta pidät enemmän? Onko sinulla vaikeuksia luopua metatyöstä?
4. Vertaa metatyön ja varsinaisen työn suhdetta. Juttele pomosi* kanssa siitä, onko suhde järkevä.
5. Mitä metatöitä voisit järkeistää? Onko seassa päällekkäisiä touhuja?
6. Mitä kanavia käytät metatyöhön? Olisiko olemassa toimivampia kanavia?
7. Millaisen lopputuloksen haluat? Mihin prosenttilukuun metatyön pitäisi asettua?
8. Kokoa itsellesi nakkilista, jolla saat metatyön kohtuulliseksi.

* Vaikka olisit itse oma pomosi, sinulla ei ole yhtään sen helpompaa tässä keskustelussa.

Huomasitko? Koko äskeinen lista on metatyötä – siis oman työn kehittämistä. Se on kuitenkin tärkeää metatyötä, joka auttaa vähentämään turhaa puuhaa.

Olen itse tässä vasta kehitysasteella. Tavoitteenani on tarkkailla oman metatyöni määrää ja pitää se kohtuullisena. Olen viime aikoina lyhentänyt meilejäni, yksinkertaistanut tarjouksiani, vähentänyt valmennusten jälkityötä ja siirtänyt joitain puuhia upealle toimistoni yleiskoneelle Leealle.

Askel työstä metatyöhön on luvattoman lyhyt, mutta askel takaisin on pahuksen pitkä.