Postasin eilen illalla peluriluonteista, jotka aiheuttavat työpaikoilla sekasortoa ja hyödyntävät sitä.
Kuulun itsekin pelinaisiin. Tykkään johtaa, tykkään tehdä vaikutuksen ihmisiin, tykkään tehdä asiat monimutkaisesti ja tykkään pitää langat omissa käsissäni. Onneksi en ole missään organisaatiossa sotkemassa asioita, mutta oman firmani asiat osaan kyllä sotkea.
Olen kehittänyt itselleni niin mutkikkaat prosessit yhden hengen firmassani, että assistentin palkkaaminen on mahdoton ajatus. Hän ei saisi systeemeistäni mitään selvää.
Hidastan itse omaa kasvuani tekemällä asiat monimutkaisesti. Ei hyvä.
Muutama esimerkki:
- Minulla on paperikalenteri, joka kulkee mukanani. Assistenttini olisi täysin pihalla siitä, mitä olen sopinut ja kenen kanssa.
- Käsittelen itse kaikki tarjous- ja haastattelupyynnöt. Jos minulla olisi valmiit tarjouspohjat ja sähköinen kalenteri, assistenti voisi hoitaa nämä asiat suit sait.
- Minulla on tunnukset verkkolaskujärjestelmään, mutta silti väsään laskut Excelillä, käännän ne pdf:ksi ja meilaan asiakkaalle. Minulla ei ole mitään hajua esimerkiksi siitä, mikä oli firmani liikevaihto viime kuulta. (Saan tiedon toki kirjanpitäjältäni, mutta laskutusjärjestelmä antaisi sen sekunnissa.)
- Meililaatikossani on juuri nyt yli 1200 viestiä. En ole kansioinut niitä, koska pursuava inbox näyttää hauskan aktiiviselta.
- En myy palveluitani potentiaalisille asiakkaille, koska minulla ei ole aikaa. Sen sijaan käytän aikaani setvimällä meilejäni (jotka assistenti voisi hoitaa), väsäämällä laskuja (jotka assistentti voisi hoitaa) ja niputtamalla matkakuitteja (jotka assistentti voisi- no kyllä te tajusitte).
Olen ajanut asiat siihen pisteeseen, että minun on pakko raivata tilaa kalenteristani kuukauden verran. Siinä ajassa pystyn organisoimaan kaikki uusiksi ja hankkimaan uudet järjestelmät. Vasta sitten assistentilla olisi edes teoreettiset mahdollisuudet tehdä omat hommansa. Ikävä kyllä kalenterissa ole tyhjää puoleen vuoteen – ellen uhraa kesälomaani.
Tähän sekasotkuun ovat vaikuttaneet kaksi huonoa luonteenpiirrettäni:
Nautin monimutkaisuudesta ja sekasorrosta. Jos teen asiat yksinkertaisella tavalla, en muka saa tarpeeksi haasteita. Niinpä tuhraan aikaani asettelemalla itse esteitä itselleni ja sitten ratkomalla niitä iloisesti jokellellen.
Pelkään luovuttaa valtaa muille. Entäs jos se assistentti mokaa? Jos se tekee tuplabuukkauksen? Jos se myy liian halvalla? Jos se unohtaa vastata meileihin?
(Itsehän olen vuosien varrella unohtanut vastata satoihin meileihin, mennyt väärään kaupunkiin valmentamaan, laskuttanut liian vähän ja ollut kouluttamassa väärään aikaan – mutta näitä ei lasketa. Omat virheeni ovat hauskaa sekasortoa, assistentin virheet olisivat katastrofaalisia mokia.)
Perhanan peluri.
Jälleen kerran mahtava kirjoitus, jossa laitat itsesi likoon. Eiköhän meillä kaikilla ole taipuksia kerätä kaaosta ja sekasortoa ympärillemme, toisille vaan enemmän kuin toisille. Kaikki ovat omasta mielestään korvaamattomia ja vastuunanto on todella hankalaa. Ensimmäinen askel, edes teoreettiseen muutokseen, on tunnistaa nämä asiat. Olet nyt hyvällä alulla, mielenkiinnolla seuraan kuinka pitkälle saat prosessin vietyä.
Professional Organizer voisi auttaa… 😉
Minulla on pitkään muhinut bisnesidea ruveta digitaalisen elämän personal traineriksi. (Elämä = työ & kaikki muu.)
Olen itse elänyt sellaista elämää jo aika kauan vapaa-ajallani, ja nyt kun olen ollut toista vuotta yrittäjä, olen onnistunut muuttamaan myös työni hyvin pitkälle paperittomaksi, kun ei ole mitään tietohallinnon asettamia rajoitteita ratkaisuille. Hyvillä pelivälineillä ja pienellä opiskelulla arki helpottuu valtavasti.
Luulisi markkinoita olevan? Varsinkin vaativissa ammatissa toimivat (lääkärit, juristit ja muut konsultit) eivät ehkä itse ilman sparraajaa osaa/halua keskittyä tarpeeksi kauan asiaan, jotta voisivat kasata tarjolla olevista tietotekniikkavälineistä toimivan ympäristön itselleen? Itsekin sanot ”Olen ajanut asiat siihen pisteeseen, että minun on pakko raivata tilaa kalenteristani kuukauden verran. Siinä ajassa pystyn organisoimaan kaikki uusiksi ja hankkimaan uudet järjestelmät.”. Näkis vaan että otat tuon kuukauden itsellesi aikaa.
Sinäkin Katleena voisit hyötyä DLPT-konseptista (akronyymi pitää tuotteistuksessa tietenkin lähteä englannin kielestä ollakseen vakuuttava, eikös vaan?).
(Hitto! Onkohan tämä mainos ja joutuu moderointisi kynsiin?)
Et kaipaa vinkkejä, mutta postauksestasi tulee mieleeni kirja: Timothy, Ferris 2009. 4 timmars arbetsvecka. Konsten att leva mer & jobba mindre. Pocketförlaget. 349 s.
Hyvä kirjoitus!
Olen työskennellyt juuri vastaavien ongelmien selvittämisessä 1-5 hengen yrityksissä viimeiset pari vuotta (Turun Yliopistolla) ja tismalleen samat ongelmat tulevat toistamiseen esiin yrityksestä toiseen. Perusasiat syövät päivästä niin ison osan, ettei enää voi puhua liiketoiminnan harjoittamisesta vaan ennemminkin vapaa-ajan käyttämisestä omien kulujen kattamiseen.
Ratkaisuja on toki aina olemassa, mutta ei niitä ehdi pähkäillä samalla kun pitäisi saada huomennakin voita leivän päälle. Tämän takia usein helpostikin ratkaistavat ongelmat monimutkaistuvat ajan kanssa, kun se kesälomakin kului töiden merkeissä jotta ensi vuonna sitten olisi varaa pitää kunnon lomaakin.
Toki ratkaisujen selvittämisen voi aina ulkoistaa, mutta se taas maksaa ja kuinka pian investointi on tuottanut itsensä on hankala kysymys vastata. Nopeimmillaan jo kuukaudessa toisinaan taas voi kestää hyvinkin pitkään.
Uskon että tähän ongelmaan on olemassa (”paketoitavissa oleva”) ratkaisu, minkä yrittäjät voivat ottaa käyttöön, niin että töiltä jää aikaa lomailuunkin.
Terveiset paketointipuuhista,
J.Kaukola
Ahaa… enkö ollutkaan ensimmäinen paketoija…? 🙂
Onhan tätä ongelmaa jo pohdittu vuosikymmen tieteen parissa, mutta mitään hopealuotia ei ole ollut näkyvissä. En tiedä onko edelleenkään, mutta ainahan tilannetta saa kehitettyä paremmaksi eri menetelmillä joilla on omat hyvät ja huonot puolensa.
Tästä johtuen yliopistolla herättiin siihen, että näistä menetelmistä pitäisi valita ne palat, mitkä vievät mikroyrityksen liiketoimintaa eteenpäin kokonaisuutena ja ongelmaa alettiin pähkäillä.
Tuo laskujen nitominen ja muu askartelu on kyllä yksi ongelmallisimmista itsepetoksen muodoista mitä voi tehdä. Näitä askartelutapojahan on ihan hirveästi, riippuen toki ammattikunnasta.
Tiettyjä yhteispiirteitä niillä kaikilla kuitenkin on: usein ne ovat pientä paperihommaa joka on usein tarkkuutta vaativaa ja työlästä, mutta toisaalta yksinkertaista – juuri jotain laskujen järjestelyä ja nitomista tai papereiden laittamista mappeihin.
Siinä tulee itselleen hyvä fiilis, kun _tuntee_ tehneensä paljon töitä ja edistynyt ja ai ai ai kun on asiat nyt kunnossa. Harmi vain, että tuo on juuri sellaista metatyötä, mikä (varsinkin asiantuntijayrittäjälle!) kuuluisi Jonkun Muun (TM) tehtäväksi, että itse asiantuntija voisi keskittyä niihin huomattavasti tärkeämpiin ja merkittävämpiin asioihin.
Niin, ruoski lisää vaan.
Mutta olet ihan oikeassa. Minun on saatava äkkiä ajankäytöstäni pois rutiinihommat: laskutus, matkakuittirumba, tarjoukset, laskunmaksu ja toimistoroinatilaukset. Lisäksi assistentti voisi kalenteroida asiakastapaamiset, haastattelupyynnöt, opinnäytetöiden konsultoinnit ja kirjapalaverit.
Mutta bloggaamista en kyllä ulkoista. 🙂
Olen tehnyt Katleenan kanssa yhteistyötä kohta kymmenen vuotta, ja tunnistan kyllä hänet tekstistään. <3 Mutta sallittakoon myös pieni puolustuspuhe tai toinen näkökulma:
Katleenan hyvä puoli on se, että hän yhteisprojekteissa tsemppaa ja pitää huolta kokonaisuudesta todella hyvin. Silloin kun on muitakin mukana, hän hoitaa homman varmasti paljon ryhdikkäämmin kuin itsekseen, jolloin on vastuussa vain itselleen. Pelinainenkin siis ymmärtää yhteispelin tärkeyden! Ehkä hänellä siis pitäisi olla aina joku muu mukana projekteissa – se assistentti – jotta hän joutuisi skarppaamaan hänen vuokseen?
Katleenan kultainen puoli on se, että jos hän mokaa, hän tekee asian kuntoon heti – ja vähän päälle. Hän on niin avoimen pahoillaan virheistään, ettei kaunaa voi kantaa _yhtään_. Katleena on myynyt minuakin asiakkaille ihan ihmeellisiin projekteihin niin, että olen miettinyt että mitähän tästäkin tulee – ja aina on tullut! Hän siis auttaa alkuun ja tarvittaessa tekee valmiiksi asti.
Ehkä pelinainen joskus myös haalii hommia itselleen vähän liikaa. Onko syynä se, että on kiva kun pääsen tekemään ja vaikuttamaan, olen tärkeä kun on paljon hommaa vai saan valmiiksi vasta, kun on yhdestoista hetki? Katleena on nopea ja näppärä ja uskoo omiin kykyihinsä (eikä syyttä!) – mikä voi tosin tuoda valheellisen kuvan aikataulujen venymisestä. 🙂
No niin, pyytämättä annettu julkinen palaute päättyköön tähän. Saat antaa takaisin samalla mitalla!
Silkalla rakkaudella
Liisa
Liisa, jos olisit mies, kosisin sinua. <3
Tuo vastuu assistentille on hyvä pointti. Todennäköisesti ryhdistäytyisin, jos minulla olisi arjessa työkaveri, jolle olisin vastuussa. Nythän hoidan asiakastyöt hyvin ja firman sisäiset hommat surkeasti.
Jos muuten joku blogin lukijoista kokee omassa työssään palautteen antamisen vaikeaksi, katsokaahan Liisan kommenttia. Se on aito, välittävä analyysi, jossa saan sekä kehuja että kehitysehdotuksia.
Liisan isoin huono puoli on, että hän ei asu Hämeenlinnassa, joten emme näe tarpeeksi usein. 🙁
Mitäs jos hankkisit sen assistentin heti, antaisit hänen setviä ainakin osan sinun sotkuistasi ja luoda itselleen sopivan toimintatavan? Assistenttikin voi järjestää sinulle sähköisen kalenterin tai organisoida laskusi nykyistä fiksummin.
Kiitos kaikille kommenteista! Mahtava juttu, että aihe herättää keskustelua.
Istun muuten paraikaa matkalaskujeni ääressä ja kiroilen. Kaikista taksikuiteista puuttuvat matkan syyt, koska en tee merkintöjä kuitteihin heti. Nyt vertaan kuitin kellonaikaa ja päivämäärää kalenterimerkintöihin ja mietin, keneltä pitää laskuttaa mitäkin. Ah, miten tehokasta.
Tämäkin postaus jälleen muistutti, että lause kuukausi sitten lähettämäni kirjan takakannessa pitää todellakin kohdallasi paikkansa. 🙂
Kiitos Miitre – olen tosi otettu sekä kirjasta että mielipiteestäsi. Kirja oli yksi parhaista yllätyksistä, joita olen koskaan saanut.
Oletko harkinnut (puoli)ilmaisen assistenttiharjoittelijan värväänmistä opiskelijasta? Tuo voisi olla kummallekin osapuolelle kasvattava ja kannattava kokemus, eikä vain katastrofi/orjatyövoiman hyödyntämistä. Jos homma toimii, opiskelija saisi ainakin osa-aikaista työtä ja sinä saisit keskittyä siihen, mitä parhaiten osaat ja samalla muut hyötyisivät sinusta. Ja rahaa tulisi ovista ja ikkunoista, tietenkin.
Tuo on kyllä hyvä idea. Opiskelija voisi tehdä keikkaa silloin tällöin, ja hänen ansiostaan pystyisin keskittymään paremmin myyntiin.
Voisin soittaa jollekulle HAMK:n opettajalle ja kysyä vinkkejä pätevistä kolmannen vuoden opiskelijoista. Avointa hakua en viitsi laittaa pystyyn, koska se työllistää liikaa.