Yhteiskuntaamme on hiipinyt 1970-luvulta alkaen uusi ihmislaji. Hän on toimistoitunut työntekijä.
Toimistoitunut ihminen makaa yleensä ison organisaation syövereissä: hän voi olla töissä yhtä hyvin julkisella puolella kuin isossa firmassa. Usein hän on tiiminvetäjä, asiantuntija, asiakaspalvelija tai toimistotyöntekijä.
Toimistoituneen ihmisen tunnistaa seuraavista puheista:
No tässä talossa asiat sujuvat aina hitaasti.
Taasko yksi kokous? Ei kai auta muu kuin mennä. Mutta kannattaa olla hiljaa, niin kokous ei ainakaan veny.
Ei ole muuta tapaa tehdä tätä. Ei mitään muuta tapaa. Kaikkea on jo kokeiltu.
Meilejä tulee sata päivässä, eikä niille voi mitään.
Tää asia nyt vaan pitää hoitaa näin, kun on ennenkin hoidettu.
Kai tästä taas perustetaan joku työryhmä.
Siinä missä laitostunut vanhus passivoituu omaan hoitoonsa ja tulevaisuuteensa, myös toimistoitunut ihminen passivoituu omaan työhönsä ja sen kehittämiseen. Mekanismi on tismalleen sama: kun näkee tiettyjen asioiden toistuvan identtisinä päivästä toiseen ja vuodesta toiseen, ihminen turtuu ja ajattelee kaiken olevan väistämätöntä.
Toimistoituminen on epäkohta. Se on pahaksi sekä yksilölle että hänen lähipiirilleen. Työnteko on tehotonta, ja pahimmillaan koko työyhteisö passivoituu, murjottaa ja kyynistyy yhdessä. Väitän, että toimistoitunut ihminen lähtee muita useammin sairauslomalle tai varhaiseläkkeelle.
Tätä ei ratkaista satunnaisilla tyky-päivillä tai karismaattisilla luennoilla, joissa ihminen havahtuu ehkä hetkeksi, kunnes arki vyöryy taas päälle.
En ole mikään työnohjaaja, mutta mieleen tulee silti muutama keino ehkäistä toimistoitumista:
- Jokaiseen isoon organisaatioon pitää saada kunnolliset mahdollisuudet tehtäväkiertoon.
- Päätöksenteko-oikeuksia on tuotava niin alas kuin mahdollista, ettei joka asiaa tarvitse kierrättää esimiehen esimiehen kautta.
- Palaverien ja sähköpostien rinnalle kannattaa tuoda tehokkaampia työtapoja.
- Organisaation sisäiseen päätöksentekoon pitää saada läpinäkyvyyttä, jotta ihmisillä on mahdollisuus vaikuttaa omaan työhönsä.
- Työympäristöjä kannattaa kehittää viihtyisämmiksi. Niissä on oltava erilaisia tiloja erilaisille työntekotavoille: hiljainen tila keskittymiseen, ryhmätyötila tiimin iltapäivään ja vaikkapa mediatila presentaatioille.
Olen markkinatalouden kannattaja ja uskon yksilön vastuuseen. Toimistoituminen ei kuitenkaan ole yksilön vastuulla, sillä isojen organisaatioiden alikehittyneet työtavat altistavat sille aivan liikaa. Vain jaksavimmat ja positiivisimmat selviävät mankelista, mutta suurin osa vajoaa passiivisuuteen.
Emme me kasvata lapsiammekaan samalla tavalla:
Luodaan sille p*skat olosuhteet, ja jos se ei selviä, niin oma moka.
Olin töissä tietotekniikkafirmassa vuosikymmenet. Joskus alkuaikoinani meiltä lähti hyvä työntekijä sille asiakkaalle, jolle hän toimitti palvelua. Säikähdin, että nyt asiakas alkaa teettää nuo hommat palkkaamallaan henkiköllä. Vanhempi kollega lohdutti: Ei mitään huolta. Parin viikon kuluttua tuo siirtyjä on jo työkyvytön. Niin myös kävi.
Aikaa päälle huomasin, että melkein kaikkien asiakkaiden IT-henkilöt olivat työkyvyttömiä. Kaikki heidän aikansa kului pakollisissa kokouksissa. Työntekoon ei ollut kertakaikkiaan aikaa.
——————
Päätösvallan sijoittuminen alas organisaatiossa on tärkeä asia. Tärkeää on myös luottamus. Meidän firmassa se hävisi kokonaan. Uusi toimari toi uudet valvontamekanismit, mutta vanhatkin jatkoivat eloaan. Ja jokaisen fiaskoprojektin jälkeen rakennettiin uusi rinnnakkainen kyttäysmekanismi. Projektipäällikkö sai raportoida ties kuinka monelle excelintuijottajalle, joista kukaan ei ymmärtänyt itse substanssista yhtään mitään.
Myös vastuun pitää olla selkeä. Kenelle oikein olet vastuussa, jos raportoit valvontaryhmälle, sisäiselle valvontaryhmälle, projektin valvojalle, projektin omistajalle, kolmiulotteisen matriisin joka suunnan esimiehelle, controllerille, laatupäällikölle, HR:lle ja noille excelinveivaajille?
Tonttu, osuvia tapauskuvauksia!
Monessa isossa organisaatiossa on valtavia ongelmia – mutta niitä ei mielletä ongelmiksi. Sen sijaan niitä kutsutaan ”vakiintuneiksi käytännöiksi” ja ”luonnolliseksi organisaatiokulttuuriksi”.
Loistavaa tekstiä vihonviimeisestä vitsauksesta. Kerään parhaillaan rohkeutta linkittää tää meidän puljun toimistoutuneelle väelle 🙂
Ja heitähän kyllä riittää.
Kiitos Erkka! Kerro sitten reaktioista, kun olet linkittänyt. 🙂
Tuosta päätöksenteon läpinäkyvyydestä sen verran, että se paranee yhdellä isolla hyppäyksellä jo siinä, kun ryhtyy itse tekemään niitä päätöksiä sen sijaan, että pakenee vastuuta kasvottoman organisaation selän taakse odottamalla päätöksiä ja tietoa aina sieltä ”Jostain Muualta Mystisestä Paikasta Missä Niitä Päätöksiä Tehdään”.
Sitten, kun niitä päätöksiä alkaa itse tehdä, huomaa aika äkkiä, että niinhän ne kaikki muutkin päätökset enemmän tai vähemmän organisaatiossa syntyvät. Että joku päättää tuosta noin vaan.
Hyvin sanottu. Ja jos oma päätös on perusteltu, sen takana pystyy seisomaan.
Olenpa muuten (vielä) lyhyen työurani aikana huomannut samanlaista ongelmaa eri organisaatioissa. Itse kun menee nuorena ja vasta työelämän ensi askelia ottavana uuteen organisaatioon, on pudotus aika karu. Sitä ihmettelee, että miksei nämä kaikki muutkin ole ihan innoissaan tästä kaikesta ja halua kehittää yrityksen käytäntöjä?
Uskaltaisin väittää, että arvokasta tietoa asian ratkaisemiseen saisi juurikin niiltä uusilta, vähän aika sitten taloon tulleilta työntekijöiltä. He kun osaavat vielä katsoa objektiivisesti organisaatiota ja sen toimintatapoja, ja heillä myöskin riittää sitä intoa vielä miettiä ja korjata ongelmia.
Toinen ryhmä, jolta voisi myös saada tietoa, on talosta lähteneet. Vaikkakin heiltä saattaa tulla huomattavasti paljon negatiivisempaa palautetta talosta, se voi myös olla todella arvokasta tietoa organisaation kehittämiseksi. Ei heillä tietysti aina ole pelkkää negatiitivista sanottavaa, jos vaikka vain haluaa edetä urallaan ja vaihtaa siksi yritystä. He kuitenkin ovat siinä asemassa, missä heillä on myös ns. varaa sanoa rehellinen mielipiteensä. Epäilen nimittäin vahvasti, että vain harvassa työpaikassa työntekijät uskaltavat sanoa täysin rehellisesti oman mielipiteensä, mikä sitten taas lisää väärinkäsityksiä ja ei ratkaise niitä ongelmia.
Ja sanomattakin on selvää, että johtaminen on siellä toimistoitumisen estämisen ytimessä. Huono johtaminen lisää huonoa työilmapiiriä ja vastuun pakoilua, innostava ja reilu johtaminen taas lisää nimenomaan sitä innostavuutta oman työn ja organisaation kehittämistä. Vapaus sanoa oma mielipiteensä, ja nyt puhun siitä todellisesta vapaudesta enkä vain jokaisessa organisaatiossa kuultavassa ”meillä saa olla rehellinen ja avoin”-mantrasta, mutta käytännössä jokainen uusi idea kielletäään, se todellinen vapaus on mielestäni innovaatioiden ja uusien toimintatapojen kehittämisen eräs tärkeimmistä asioista. Jos johtaminen on hyvää ja työntekijät voivat luottaa johtamiseen, on ilmapiiri myös vapaampi ja työntekijät uskaltavat innostua ja sanoa mielipiteensä. Joskus niitä hieman ei-niin-kivoja-mielipiteitäkin täytyy sanoa ääneen, jotta voidaan kehittyä.
Tämä kommentti taisi nyt lähteä hieman harhailemaan aiheesta, mutta tiivistetään mielestäni pääpointti aiheeseen liittyen. Hyvä johtaminen = uskalluksen ilmapiiri, jossa ihmiset uskaltavat innostua, uskaltavat puhua ja uskaltavat myös jakaa tietoa = estää toimistoitumista.
Tästä nyt tulee kilometrikommentti, mutta jatkan silti. Pakko todeta, että tuo työtilojen kehittäminen olisi ehdottoman tärkeää! Ihmiset ovat erilaisia, erilaiseen työskentelyyn tarvitsee erilaiset tilat, ja ihmiset viihtyvät erilaisissa ympäristöissä. Tunnustaudun introvertiksi ja tarvitsen paljon hiljaisuutta ja mahdollisuuden yksityisyyteen tehdäkseni työni. Avokonttori on siis itselleni aika karu työpaikka. Enkä varmasti ole ainoa henkilö, joka kokee näin. Toimistotiloja ei ole vaikea muuttaa sellaisiksi, että ne sopivat erilaisille ihmisille ja erilaisiin työtilanteisiin. Se avokonttori, jonka pitäisi olla se innovaation lähde, kun ei todellakaan edistä kaikkien työntekoa tai työhyvinvointia. Minua se ainakin lähinnä vain ahdistaa 😀 (ja väitän, että myös monet muut introvertit ovat samaa mieltä).
Pitkä kommentti on sallittu silloin, kun se on täyttä asiaa. 🙂
Olen tismalleen samaa mieltä kanssasi: hyvä johtaminen saa aikaan uskallusta, ja erilaisia työtiloja pitäisi olla valittavana enemmän eri työtilanteiden ja mieltymysten mukaan.
Minä ekstroverttinä tykkään hälinästä, mutta joskus on saatava olla rauhassa, että tärkeä homma tulee tehtyä. Muuten tartun joka keskusteluun ja reagoin jokaiseen kännykän push-viestiin. Jos avokonttorissa ei ole yhtään hiljaista huonetta, yhdessäolo hidastaa työntekoa tietyissä tilanteissa.
Katleena, jotenkin tuli mieleen tämä:
http://sininenzeppeliini.blogspot.fi/2013/08/tyoelaman-9-todellista-luonnetyyppia.html
Haa, sieltä löytyy hyviä vastineita!
Oikein hyviä huomioita. Noita keinoja on kokeiltu: palautekeskustelussa etc. pyydetty työnkiertoa -> ei onnistu. Oikeasti sitä saa vain hakemalla uutta paikkaa talon sisältä, muutoin esimies joutuisi taistoon uudesta ihmisestä. Omaa aktiivisuutta siis.
Kukaan ei halua päättää mitään, seuraus: palaverirumba. Eikö managerien tehtävä olisi tehdä niitä päätöksiä?
Työympäristö = avokonttori, yritä siinä sitten pitää palaveria kun kaikilla naapureillakin on palaveri. Ja vasta kotona ”työpäivän” jälkeen voi keskittyä varsinaiseen tekemiseen. Kuka se onneton oli, joka keksi, että säästetään tilakuluissa tiivistämällä?
Mutta toimistotyöläisen taisto jatkuu, ensin palavereja lyhentäen & vähentäen, pitää vain työntää hyviä käytäntöjä pikkuhiljaa sisään…
🙂
Tsemppiä urakkaan! Isoa koneistoa vastaan taistelu on pelottavan vaivalloista.
Toimistoitumista tapahtuu myös yhteiskunnassa. Hyvänä ja tuoreena esimerkkinä muutaman nuoren ei-ay-aktiivin masinoima ”Akavakapina”. Mielenilmaus sai hetkessä huikeasti Internet-julkisuutta, ja asianosaiset mielipiteensä eteenpäin. Jopa Akavan valistunut järjestösetä kävi kertomassa, että jos olette tyytymättömiä, hankkikaa taaksenne n kappaletta piirijärjestöjä, jotka voivat lähettää ehdotuksen XYZ-valtuustoon, josta se voi edetä IJK-toimikunnan käsiteltäväksi, josta se…
Vanhuksen laitostumisen aiheuttaa sairaalahoito. Työntekijän toimistoitumisen aiheuttaa kyvyttömyys laskea sisäisiä kustannuksia. Kun ”työvoima on ilmaista”, kannattaa kokouksiin kutsua kaikki ystävät ja kylänmiehet kahvien ja kokoussämppärien ääreen. Työvoima kuitenkin maksaa; palaverissa ihmiset ovat poissa varsinaisesta työstänsä. Kun työvoimalle saadaan näin ”hinta”, loppuvat turhat sisäiset palaverit liian kalliina. Ehkäpä tästä seuraa myös hidas ja vaivalloinen, mutta ah, niin palkitseva kuntoutusprosessi takaisin tehokkaaseen työelämään.
Osuva kommentti. Juuri näinhän se on.
Jokaisen talon pitäisi laskea sisäinen palaverihinta. Voisivat suut venähtää.
Edellisessä duunissa yritettiin pitää sitä sisäistä palaverihintaa aina pinnalla. Työtoveri jopa väänsi eräässä ylipitkässä palaverissa softan, johon syötettiin palaverin tuntihinta, ja sitten se laski näytön kokoisilla numeroilla palaverin tähän asti kumuloitunutta kustannusta. Siihenkin puheeseen tosin silti suhtaudutaan helposti abstraktina vitsinä, sen verran syvälle tämä kokoustamismania on uponnut.
Jouni, hyvä esimerkki! Tällainen laskuri voisi ainakin aluksi olla havahduttavaa, mutta siitä tosiaan helposti tulee pelkkä vitsi. Jos ei ole työkaluja tehdä muutosta, on helpompi nauraa laskurille kuin muuttaa toimintatapoja.
Oikein mainioita huomioita!
Halusin vain kommentoida sitä, että palaverit ovat parhaimmillaan kaikkea muuta kuin turhaa. Tehokkaissa palavereissa, joiden päämäärä ja tavoite on selkeä kaikille osallistujille ja toiminta on selkeästi roolitettu, tehdään töitä siinä missä yksikseen tietokoneen äärellä (siellä kotona omassa rauhassa…) ja päätetään asioista yhdessä (nopeasti). Eli palaveri sinänsä ei ole huono asia, mikäli osaamme niissä toimia, ne on kutsuttu tarpeeseen ja oikeat henkilöt ovat paikalla oikealla moodilla.
Pahimpia palaverin tappajia ovat juuri nämä toimistoituneet, jotka jättävät palavereja väliin (välittämättä kommentoida tai tutustua asiaan muulla tavoin, mikä on aina mahdollista), tulevat silloin tällöin kokouksiin hokemaan näitä ”kuolemattomia huokauksia asioiden todellisesta luonteesta” ja vetäytyvät yhteisestä päätöksenteosta, kun sen paikka olisi.
Olet ihan oikeassa: on olemassa myös hyviä ja hyödyllisiä palavereita.
Pahoin silti pelkään, että suomalaisessa työelämässä nämä ovat poikkeuksia.
Päätöksenteon tuominen alas on hyvä ajatus. Käytännössä siis pitää antaa vastuu ja valta sille, jonka työhön päätökset vaikuttavat. Tämän jälkeen turhat palaverit vähenevät itsestään ja alkaa tulla tuloksia. Jos päällikön ”pitää kutsua kokous koolle” ollaan metsässä kun sen sijaan voisi kysyä vastuulliselta ”milloin saan tulokset?”.
Tälle alaspäin delegoinnille olen nähnyt itse kolme selkeää estettä eri organisaatioissa:
1) organisaatiota johdetaan huonosti ja joka puolella on kaikenlaisia turhia päällikkövirkoja ja raportintuijottelijoita. Päätösvallan ja vastuun delegointi alaspäin paljastaisi miten turhia osa näistä positioista on. Ja sehän ei olisi kivaa niille joilla on mukavasti palkattu suojatyöpaikka.
2) alaisiin ei luoteta. Tämä voi olla alaisista riippuen perusteltua tai se voi olla johdon omaa epävarmuutta ja ylimielisyyttä. Kuvitellaan että tittelinä ”manager” tai ”director” pätevöittää ottamaan vastuuta ja tekemään päätöksiä.
3) kaikki eivät halua vastuuta. On helpompaa kyynistellä kahvihuoneessa. Kaikkien luonteellekaan ei sovi ottaa vastuuta omista tekemisistään ja päätöksistä.
Olen nähnyt myös päinvastaisia esimerkkejä joissa tämä on tehty hyvin. Viime kädessä nämä päinvastaiset esimerkit kepittävät kilpailussa 100-0 ne toimistoutuneet.
Eikö toimistoituminen ole luonnollista? Mitä toistetaan tarpeeksi tulee normaaliksi. Kiltit, vastuuntuntoiset ihmiset tekevät passiivisesti kuten käsketään, koska ovat polttaneet näppinsä ehdotettuaan jotain poikkeavaa ehkä jo kouluaikana.
Eli voi olla normaalia kertoa lapselleen työkseen nyhertävänsä raporttia, mitä kukaan ei lue ja vastailevansa sataan e-mailin päivässä mitkä eivät johda mihinkään uuteen. Ja nämä työt isi tekee iltaisin sillä isin päivät kuluvat palavereissa istumiseen. Ja syy miksi isi käy töissä on jotta voidaan ostaa suurempi omakotitalo, jotta naapurit ajattelisivat meidän olevan menestyviä.
Ajattelutyöläiset kertovat tekevänsä parhaan työnsä kaikkialla muualla paitsi työpaikalla. Introvertit tarvitsevat aikaa ja hiljaisuutta ajatellakseen. Ekstrovertit tarvitset kuuntelijaa ajatellakseen paremmin. Jotkut ajattelijat ajattelevat parhaiten aamuisin, jotkut iltaisin. Jotkut muusiikin pauhatessa, jotkut täydellisessä hiljaisuudessa. Sama tila samaan aikaan sopii huonosti kaikille.
Yhteinen työ vaatii kuitenkin yhteistä aikaa, yhteiset pelisäännöt, ja yhteisen tarkoituksen. Yhteinen tarkoitus vapauttaa jokaisen ajattelemaan itse kuinka tarkoitustaan voi toteuttaa. Yhteiset pelisäännöt tuottavat henkisesti turvallisen työympäristön, missä kukin voi olla erilainen. Erilaisten ihmisten yhteinen aika tuottaa kirjavia ideoita ja paljon parempaa ajattelua kuin kunkin erikseen.
Yhteenvetona tehtäväkierrosta, autonomiasta, läpinäkyvyydestä ja noista hyvistä ideoistasi työympäristöön on kaikille hyötyä vasta kun kunkin omalaatuisuus on arvokasta.
Iivo, osuva yhteenveto! Toimistoituminen on kenties yhtä luonnollista kuin vanhuksenkin laitostuminen. Se ei siis ole hyvä asia, mutta varmasti monessa organisaatiossa väistämätön seuraus.
Olet aivan oikeassa tuossa erilaisuuden arvostamisessa. Kun tarpeeksi heterogeeninen sakki tekee työtä yhdessä ja toisiaan kunnioittaen, saadaan kaikkien vahvuudet esille.
17 vuoden jälkeen kyllästyin toimistoituneisiin kollegoihin ja itseeni ja vaihdoin alaa. Aikani tein aloitteita ja osallistuin kehityskeskusteluihin. Sain palkkioksi firman logolla varustetut sukat aloitteista (joita ei kukaan käsitellyt) ja kehityskeskustelujen raporteissa vaihdettiin sanajärjestyksiä.