Webinaarin kuusi kulmakiveä

Sain kaveriltani vinkkipyynnön. Viestin oleellisin kysymys oli tämä:

kaipaisin sulta apuja/linkkiä webinaarien pitämiseen. Eli how to pitää sellanen, mitä ottaa huomioon ja mitkä työkalut ois jees.

Lupasin postata aiheesta, koska webinaarien pito kiinnostanee muutakin EOT-lukijaälymystöä, joka tutkitusti on huippuluokkaa kognitiiviselta kapasiteetiltaan, sosiaalisilta taidoiltaan sekä sukkahousujen eheydeltään.

Alustukseksi tein Wikipediaan webinaari-artikkelin alun ja bonuksena kokosin blogiin kuusi webinaarivinkkiä. Vinkit koskevat sellaista webinaaritilannetta, jossa kouluttaja on omalla koneellaan ja kaikki osallistujat ovat etänä.

1. Tekniset vempeleet kuntoon.

Hanki sankakuulokkeet, joissa on suun eteen tuleva mikki. Muuten tilan taustahäly häiritsee sekä sinua että osallistujia. Itse ostin Microsoftin peruskuulokkeet, mutta myöhemmin kirosin niiden johtoa. Langattomat olisivat kätevämmät, koska puhun käsilläni myös webinaarissa ja huidon jatkuvasti piuhaa.

(Jos puhut liveosallistujille ja sisältösi striimataan nettiin, tarvitset silloin madonnamikin tai kaulusmikin. Muuten puhe kaikuu tilassa eikä kuulu osallistujille.)

Jos koulutusyritys tilaa sinulta webinaarin, se myös yleensä tarjoaa omaa webinaariohjelmistoaan. Itse olen käyttänyt Suomen Yrittäjien webinaareissa Citrixin GoToWebinaria. Se on toiminut mainiosti, mutta jostain syystä joudun lataamaan ohjelman joka kerta uusiksi koneelleni. Tähän menee aikaa puoli minuuttia, joten se ei ole ollut kummoinen ongelma.

Muita webinaarivekottimien tarjoajia ovat muun muassa oppilaitosten käyttämä Webex ja suomalainen startup Trainengage – ja tietenkin webinaarin voi vetää myös Skypellä ja Google Hangoutsilla. En ole selvillä läheskään kaikista teknisistä eroista, joten kannattaa kysyä kokemuksia käyttäjiltä.

2. Kirjoita diojen sisällöt ja järjestys paperilapulle.

Monessa webinaariohjelmassa jaat tietokoneesi näytön osallistujille. Silloin et itsekään näe, mikä dia on tulossa seuraavaksi.

Kirjoita siis muistiinpanot läppärisi viereen paperilapulle. Siitä voit luntata, mikä dia tulee seuraavaksi ja mistä aiot puhua.

Jaa muistiinpanosi dioittain kolmeen ”kehään”.

1. Ydinkehässä on diaan liittyvät välttämättömät asiat, jotka on pakko käydä läpi. Jos nämä jäävät pois, osallistujat eivät saa sitä mistä ovat maksaneet.
2. Seuraavassa kehässä on kiinnostavaa tai tärkeää lisätietoa, jotka käyt lähtökohtaisesti läpi, paitsi jos tulee armoton kiire. Tähän kuuluvat myös tiiviit esimerkit.
3. Ulkokehässä on kivaa lisätietoa kuten tarina tai esimerkki. Nämä käyt läpi vain silloin, jos asiat uhkaavat loppua kesken ja aikataulussa on turhaa väljyyttä.

3. Tee diat aivan kuin esiintyisit livenä kasvokkain.

Webinaarin dioilla ei saa olla liikaa tekstiä. Tähän on kaksi syytä:

1. Jos tekstiä on paljon, ihmiset lukevat sitä, eivätkä enää kuuntele sinua.
2. Kun tekstiä on vähän, pystyt omien muistiinpanojesi avulla säätämään esityksen laajuutta. Pystyt siis käyttämään yhden dian läpikäymiseen aikaa yhtä hyvin kaksi minuuttia tai kymmenen minuuttia aivan sen mukaan, paljonko tulee kysymyksiä ja paljonko on aikaa jäljellä. (Vrt. edellisen vinkin kolme kehää.)

Painota dioissa visuaalisuutta. Hyödynnä mieluummin avainsanoja ja kiteytyksiä kuin suorasanaista leipätekstiä. Faktat tulevat sinun suustasi, eivät dioilta.

4. Kerro alussa tekniset ohjeet.

Tekniset ohjeet auttavat niitä, jotka ovat ekaa kertaa webinaariosallistujina. Ohjeita on muutamia:

1. Jos webinaari tallennetaan, kerro mistä osallistuja löytää sen jälkikäteen, jos hänen nettiyhteytensä katkeaa.
2. Kerro jo etukäteen, että jos osallistuja ei kuule ääntäsi, hänen pitää heti mainita siitä chatti-ikkunassa. Silloin voit kysyä muiltakin, onko vika yksittäisessä linjassa vai koko lähetyksessä. Jos vika on yksittäisessä linjassa, katso ykköskohta. Jos kaikilla rätisee, kirjaudu itse ulos ohjelmasta ja loggaudu sisään uudelleen.
3. Jos olet itse epävarmojen yhteyksien päässä, kerro siitäkin ja muistuta, että tallenne on tarvittaessa saatavilla jälkikäteen.
4. Käy läpi myös sovelluskohtaiset ohjeet: miten säädän äänenvoimakkuutta, missä on chatti-ikkuna ja mistä näen tulleet viestit. Ota alkuun pieni testi, jossa kaikki voivat kirjoittaa chatti-ikkunaan vaikka hyvät huomenet. Näin huomaatte heti, jos jokin ei toimi.
5. Älä pidä webinaaria paikassa, jossa on toivoton meteli. Jos taas olet erikoisessa paikassa, varoita osallistujia mahdollisista poikkeavista sivuäänistä.

Pidin viime viikolla webinaarin barcelonalaisen hotellin bisnestilassa. Asiasta oli pakko varoittaa osallistujia, koska juuri edellisenä päivänä katalonialainen pikkutyttö oli rynnännyt sisään kesken puheluni ja kiljaissut HOLA. Lisäksi ääni kimpoili tilassa, koska katalonialaiset rakastavat kaikuvaa marmoria.

5. Vastaanota kysymykset chattiruudussa.

Mykistä osallistujat webinaarin aikana, jotta striimi ei koko ajan katkeile köhimisistä ja keskeytyksistä.

Pyydä kysymykset chattiruutuun kirjallisina. Ota sitten esille puheessasi ne kysymykset, jotka ovat oleellisimpia ja joille on aikaa.

Kerro jo etukäteen, että et välttämättä käsittele kaikkia kysymyksiä webinaarin aikana, mutta palaat tarvittaessa asiaan muussa kanavassa.

Vastaa kysymyksiin ja kommentteihin saman tien kun ne tulevat, kunhan ne liittyvät aiheeseen. Älä jätä kysymyksiä webinaarin loppuun, koska muuten lopetuksesta tulee sekava kuin kanarialaisen katukauppiaan koruvalikoima.

6. Kuvittele ihminen eteesi ja hymyile.

Jos puhutaan sisällön ulkopuolisista asioista, hyvän webinaarin kolmijalka nojaa äänensävyyn, puhenopeuteen ja artikulaatioon.

Äänensävy lerpahtaa helposti silloin, kun puhuja ei näe kuulijoitaan. Webinaarin pitäjä tuijottaa vain oman tietokoneensa näyttöä, joten hänen ilmeensä valahtaa  ja puhe muuttuu kyllästyneeksi luetteluksi. Oma reseptini tähän on jatkuva hymyily. Kuvittelen ihmiset eteeni niin, että heidän kasvoillaan on innostunut ilme. Silloin on helppo ”hymyillä takaisin”, ja tämä kuuluu äänestä.

Puhenopeudella on iso merkitys siihen, meneekö viestimäsi asia perille. Oma puhenopeuteni on helposti liian vauhdikas, joten rauhoitan puhettani varta vasten. Webinaarissa en voi lukea osallistujien kasvoilta, milloin he putoavat kärryiltä, ja niinpä rauhallisesta puhenopeudesta on pakko huolehtia tietoisesti.

Artikulaatio korostuu webinaarissa. Tässä kohtaa en ole huolissani pienestä ässäviasta tai karheasta äänestä. Sen sijaan ongelmia syntyy silloin, jos puhuja nieleskelee lauseiden loput tai huomaamattaan jättää pitkistä yhdyssanoista keskitavut lausumatta. Kiinnitä siis erityistä huomiota oman alasi tuttuihin termeihin. Ne ovat sinulle rutiinia, joten riskinä on epäselvä artikulointi, kun yrität nopeuttaa puhettasi ja ikään kuin päästä pitkistä sanoista yli.

Ole tarkkana myös öööö, niinku, tota noinnii, äää -täytesanojen kanssa. Pieni määrä kuuluu luontevaan puheeseen, mutta liika on liikaa.

* * *

Bonusvinkki: kaikki eivät ole webinaari-ihmisiä. Jotkut eivät tykkää kohdata ihmisiä etänä, jotkut haluavat nähdä yleisön kasvot, jotkut ahdistuvat chatti-ikkunan vilkuilusta ja jotkut vihaavat ylipäätään tekniikkaa. Webinaari on siis toimiva koulutusmuoto vain osalle meistä, ei suinkaan kaikille.

Jos kouluttajana sinusta tuntuu siltä, että et viihdy webinaarin pitäjänä, kokeile mieluummin vaikka videotallenteita tai bloggaamista tai pysy kasvokkaismaailmassa. Webinaariosaaminen ei ole pakollista, joskin webinaaritaidot ovat tehokas lisä kouluttajan välinevarastoon.