Hei sinä yksinyrittäjä, käytä myyntilaskuissasi viitenumeroa, älä viestikenttää

Olen viime aikoina saanut kahdelta eri yksinyrittäjältä laskut, joissa ei ollut käytetty viitenumeroa vaan viestikenttää.

Soo-soo, te syntiset.

Sitten tajusin, että kaikki eivät ehkä hahmota viestin ja viitteen eroa.

Ongelmana viestissä on, että se tulee kalliimmaksi sekä sinulle että minulle. Katsotaanpa hieman eri pankkien hinnastoja:

(Danske Bankin saapuvien maksujen hintatieto on tosin epävarma. En löytänyt DB:n hinnastoa, joten jouduin kysymään asiaa chatissa. Asiakaspalvelija vastasi hieman epätarkasti, joten veikkaan että saapuvien maksujen hinnat ovat oikeasti korkeammat.)

Näistä hintaeroista kertyy yritykselle äkkiä vuoden mittaan satasien tappiot, kun pankki laskuttaa jokaisesta viestisiirrosta enemmän kuin viitesiirrosta – olipa kyse maksamisesta tai laskuttamisesta. Varsinkin sellainen yrittäjä, joka laskuttaa työnsä pienissä erissä monelta asiakkaalta, saa tästä melkoiset tappiot aikaiseksi.

Toinen iso ongelma viestisiirroissa on se, että niitä on hidas käsitellä ja ne syövät työaikaasi. Viestit vaativat aina käsityötä ja viestien lukemista. Sen sijaan viitesiirrot ovat automatisoitavissa ja kytkettävissä verkkolaskutusohjelmiin. Kirjanpitäjäkin kiittää, kun homma on standardoitu. Viitteet ovat ammattimaisempia ja selkeämpiä.

Viitenumero ei ole mikä tahansa numerosarja, vaan se lasketaan standardoidulla kaavalla. Et siis voi keksiä päästäsi viitenumeroita.

No mistä niitä viitenumeroita sitten saa?

• Kaikki laskutusohjelmat tuottavat viitenumerot laskuihin automaattisesti. (Lisäksi sähköinen taloushallintaohjelmisto kertoo sinulle, mikä viitemaksu on jäänyt saapumatta tilillesi, ilman että joudut tarkkailemaan tiliotettasi.)
• Jos teet laskut jostain syystä käsin, käytä automaattista ja ilmaista viitelaskuria vaikkapa Osuuspankin sivuilla.

Pienyrittäjä, säästä satasia ja siirry viitesiirtoihin. Se on ammattimaisempaa, nopeampaa ja halvempaa. (Btw, muut kollegasi jo käyttävät viitteitä.)