Olin keväällä mukana yhteistyöprojektissa Lapin matkailun alueorganisaatioiden kanssa. Kattohankkeen nimi oli Matkailun alueorganisaatioiden uusi malli eli tuttavallisemmin DMO Restart. Sen toteuttajina olivat Visit Rovaniemi, Visit Ylläs, Visit Levi ja Inari-Saariselän matkailu. Päävastuussa oli Visit Rovaniemi.

Hankkeen yksi osa oli virkakieliseltä nimeltään Viestintä palveluverkostomallissa ja kriisiviestinnän kehittäminen, ja minun tehtäväni oli olla apuna siinä. Osuuteni koostui seuraavista paloista:

  • Perehtyminen: iso kasa aineistoa, pari telcoa matkailualan viranomaisten kanssa, neljän alueorganisaation toimitusjohtajan taustahaastattelut sekä tunnin mittainen aloituspalaveri.
  • Kaksi kolmen tunnin työpajaa Rovaniemellä: kävimme läpi kriisiviestintää, viestinnän kärkiä, matkailuorganisaatioiden limittymistä ja rooleja, lean-metodeja viestinnässä, viestitulvan hallintaa ja kaikkea muutakin, mitä matkailun alueorganisaation toimitusjohtajan työhön kuuluu.
  • Kolmen tunnin purkupaja etänä: tsekkasimme vastuut ja seuraavat askeleet. Juttelimme myös loput auki olevat asiat ja pyrimme varautumaan sudenkuoppiin.

Osallistujat olivat alansa huippuosaajia, joten otteeni oli enemmänkin fasilitoiva kuin perinteisessä mielessä ”kouluttava”. Kokosin yhteen sisältöjä, toin viestinnän näkökulmaa ja pyrin tuottamaan lisäarvoa keskusteluihin. (Rovaniemen-päivä oli muuten sellaista fläppilehtiön ylikulutusta, että hiilijalanjälkeni kasvoi suuremmaksi kuin keskimääräisellä venäläisellä kivihiilivoimalalla.)

Toimitin työpajojen sisällöt tietenkin tilaajille, mutta pari koostediaa voinee vilauttaa:

Lean on klassinen johtamisjärjestelmä, joka pyrkii minimoimaan hukan. (Siis ajanhukan, materiaalihukan, hävikin, ylilaadun, päällekkäisyydet, kaksinkertaisen tekemisen, turhan roudaamisen, ylituotannon, turhat varastot, odottamisen jne.) Leania käytetään aivan liian harvoin viestinnässä.
Viestinnässä käytetään liian vähän leania. Tämän vuoksi viestinnässä syntyy aivan liikaa hukkaa: tuplatyötä, liikoja painatteita, varmistuksen varmistuksia ja turhaa odotusaikaa.

 

Leanissa etsitään ja korjataan systeemin ja prosessien virheitä (ei ihmisten virheitä). Pac-Man-säännön mukaan 96 % virheistä johtuu systeemeistä ja prosesseista, ja vain pieni osa johtuu ihmisistä. Esim. jos jokin asia unohtui tehdä, oliko se vastuutettu jollekulle ja oliko se vastuullisen tehtävälistalla? Onko tehtävälista yhdessä paikassa, vai onko se satoina muistilappuina ja meileinä pitkin poikin? Tämä tilanne korjataan systeemin korjaamisella – eli jokaisella on yksi tehtävälista yhdessä paikassa.
Jos viestinnän systeemisiä virheitä ei korjata, niitä tapahtuu maailman tappiin asti.

 

Suuret kiitokset Janne, Marja, Sanna, Sannamari ja YT, kun sain olla mukana!

2 kommenttia

  1. Tuo ”Leanissa etsitään ja korjataan systeemin ja prosessien virheitä (ei ihmisten virheitä).” on ehkä tärkein asia, mitä Leanista ei ymmärretä. Nimittäin aika moni, ellei jopa kaikki meistä, kokee prosessien virheiden löytämisen samaksi kuin henkkoht mokien löytämisen. Ollaan mielenkiintoisia tapauksia me ihmiset.

    1. Olet ihan oikeassa. Ja heti jos systeemin virheiden etsiminen muuttuu ihmisten mokien kaiveluksi, kukaan ei enää halua löytää virheitä. Syntyy pelon ilmapiiri, jossa virheitä peitellään.

      Oikeastihan systeemin ja prosessin mokat eivät ole ihmisten mokia. Kun systeemissä on virhe, ihmisten vaihtaminen ei auta, sillä mokat jatkuvat prosessin takia, ei yksilön takia. Vain systeemin korjaaminen auttaa.

Kerro oma kantasi Kommentointiohjeet?

Tässä blogissa saa kommentoida omalla nimellä tai minun tunnistamallani nimimerkillä. Vaadin myös kunnollisen meiliosoitteen. Minua ja mielipiteitäni saa ilman muuta kritisoida. Muistathan silti hyvät tavat. Karsin jo etukäteen kaikki alatyyliset kommentit, mainokset sekä tietenkin laittomat sisällöt. Mitä perustellummin asiasi esität, sitä varmemmin se tulee huomioiduksi.