Vastaa ilkeilyyn kuin Michelle Obama

Michelle Obama kiteytti taannoin puheessaan upealla tavalla oman toimintamallinsa:

When they go low, we go high.

Samaa sanoi muuten someyrittäjä Aku Varamäki, kun haastattelin häntä kirjaprojektiini:

Kill them with kindness.

Olen yrittänyt soveltaa näitä oppeja somessa silloin, kun joku käyttää negatiivista tunneviestintää minua kohtaan.

(Huh, tästä on nyt tulossa pitkä postaus. Annan ensin hieman yleisiä esimerkkejä tunneviestinnästä, sitten käyn läpi tuoreen keissin, ja lopuksi kerään yhteen vinkkejä.)

Mitä on tunneviestintä?

Meidän kaikkien kesken liikkuu runsaasti tunneviestintää. Se on viestintää, jossa kulkee joko pelkkä tunne tai sitten tunne ja fakta yhdessä. Tunneviestintä on hyvä ja inhimillinen ilmiö, mutta osa siitä on ikävä kyllä negatiivista.

Alla olevassa taulukossa on esimerkkejä tunneviestinnästä. Pienensin kuvaa, mutta saat sen klikkaamalla suuremmaksi ja selkeämmäksi. Vasemmassa pystysarakkeessa on fiksuja toimintamalleja, ja oikeanpuoleisessa sarakkeessa on harkitsemattomia esimerkkejä, joissa negatiivinen tunnelataus on viestijälle tärkeämpää kuin itse asia.

 

Jokainen meistä lipsuu joskus oikeanpuoleiselle sarakkeelle, mutta mitä harvemmin, sen parempi.

Mikael Jungner ja kielitiede

Tuore keissi näistä tilanteista on Mikael Jungnerin Facebook-päivityksen nostattama keskustelu. Jungner oli Facebookissa eritellyt suomen kielen piirteitä. Hän ei kuitenkaan ollut perehtynyt kielitieteeseen kovin hyvin, joten hänen päivityksessään oli rutkasti vääriä tietoja ja oletuksia. Filologogrammata-blogissa on kuvakaappauksia ja analyysia Jungner-keissistä. Myös Talouselämä uutisoi Jungnerin näkemykset.

Viestintäongelma syntyi paristakin syystä. Ensinnäkin osa kielitieteilijöistä hermostui, kun maallikko antaa väärää tietoa suomen kielestä isolle yleisölle. Niinpä he lipsuivat negatiivisen tunneviestinnän puolelle. Tämä taas aiheutti Jungnerissa puolustusreaktion, minkä vuoksi hän ei osannut enää ottaa kritiikkiä vastaan. Lopputuloksena hän blokkasi kaikki ne, joiden viestissä oli vähänkään ivaa, eikä hän ollut kiinnostunut viestien faktasisällöstä. Blokin taisi saada myös osa niistä, jotka menivät tykkäämään ivallisista kommenteista.

Tämän reaktion huomasivat muutkin:

Olen aikanani langennut samaan kuin Jungner. En tosin ole blokannut ihmisiä, mutta olen kyllä reagoinut heidän tunneviestintäänsä kärttyisesti tai alentuvasti. En ole osannut nähdä faktaa negatiivisen tunneviestinnän keskeltä. Näitä keskusteluja häpeän yhä, mutta täältä blogista niitä voi kaivaa esiin halutessaan.

Miten Michelle Obama toimisi?

Nykyään sentään kykenen aika ajoin muistamaan Michelle Obaman lauseen. Niinpä yritän keskittyä huomioimaan faktan ja ohittamaan kielteisen tunneviestinnän.

Olen Obaman innoittamana listannut neljä tekniikkaa, joiden käyttö ei hävetä jälkikäteen. (Tarkennus kommenttien perusteella: lista on minun keksimäni, ja Obamalle olen kiitollinen inspiraatiosta.)

1. Ohita kielteinen tunneviestintä ja reagoi vain faktoihin.

Pysy ystävällisenä ja reagoi aivan kuin negatiivisuutta ei olisi. Voit joko muuttaa mielipidettäsi tai pitää sen, mutta älä itse lankea käyttämään negatiivista tunneviestintää. Ohita ivallisuus ja käsittele keissi kuin se olisi pelkkää asiaa. Tätä tekniikkaa käytetään usein yritysten someasiakaspalveluissa. Asiaan keskittyminen auttaa vastapuolta vähentämään negatiivisuuttaan.

2. Poistu keskustelusta, kun joku menee asiattomaksi.

En suosittele blokkaamista, mutta keskustelusta voi aina poistua.

Twitter-keissi

Siinä kohtaa, kun keskustelukumppanisi kehottaa sinua häpeämään kirosanojen kera, asia on aikalailla loppuun käsitelty. Negatiivinen tunneviestintä on ottanut vallan varsinaisista asioista.

3. Ota kielteinen tunneviestintä puheeksi.

Voit aivan pokkana mainita toiselle siitä, että tämä vaikuttaa kärttyiseltä. Sen jälkeen käsittelet faktat ja pidät oman sävysi fiksuna. Tätä pääsin testaamaan taas tänä aamuna, kun joku puhui blogissani ”töherryksistä”, ”pököpäistä” ja ”hunajan kusemisesta”.

Olen ihan vilpittömän ylpeä itsestäni, koska en enää suutu tällaisista kommenteista. Kahdeksan vuoden bloggaaminen ja asiakkaille tehty kriisiviestintätyö ovat pidentäneet pinnaani.

4. Jos negatiivinen tunneviestintä menee aivan överiksi, ole muka tajuamatta asiaa.

Tämä ei tarvitse perusteluja:  

* * *

Oletko koskaan nähnyt Michelle Obamaa raivoamassa ivallisena? En minäkään.

Sen sijaan itseni kyllä olen nähnyt siinä touhussa vähän liiankin monta kertaa.

* * *

Edit 12.12.2016 klo 19.30: Tarkensin hieman nelikohtaisen listan aloitusta, sillä siitä saattoi jäädä se käsitys, että Michelle Obama olisi luonut vinkkilistan. Vinkit ovat kuitenkin omiani.

20 kommenttia

Kuinka koulutat kaksi tuntia ilman dioja?

Postasin eilen käsin piirretyistä infografiikoista, ja saman tien tuli lisäkysymyksiä:

  1. Kuinka pitkiä koulutuksia voi vetää ilman dioja?
  2. Mitä pitää muistaa, jos kouluttaa ilman dioja?
  3. Miksi edes kannattaa kouluttaa ilman dioja?
  4. Milloin diat ovat välttämättömiä?

Armas aviopuolisoni valitti juuri äsken, että olen jättänyt keittiön lattialle viime viikonlopun savunhajuiset partiokamat. Meinasin siivota ne pois, mutta kyllä blogin lukijoiden toiveet menevät edelle. Vastauksia kysymyksiinne, olkaa hyvät:

Kuinka pitkiä koulutuksia voi vetää ilman dioja?

En määrittele tuolle mitään ylärajaa. Oleellisinta lienee se, että koulutus pysyy mielenkiintoisena ja sisältöä piisaa. Koko päivän koulutus tarvitsee tietenkin runsaasti harjoituksia ja keskusteluja.

Eilen pidin kaksituntisen ilman dioja, ja osallistujien kiinnostus pysyi hyvin yllä. Koulutus oli Twitter-aiheinen, joten pari kertaa heijastin seinälle Twitter-profiileja. Niihin en kuitenkaan käyttänyt kuin kymmenisen minuuttia koko esityksestä.

Mitä pitää muistaa, jos kouluttaa ilman dioja?

Jos olet yksi seminaaripuhujista, sovi järjestäjän kanssa, että taaksesi heijastetaan esimerkiksi puheenvuorosi otsikko ja nimesi. On tyhmän näköistä, jos takanasi pyörii Windowsin näytönsäästäjä.

Jos taas tilaisuus on vain sinun koulutuksesi, pyydä paikalle fläppitaulu. Sen avulla voit havainnollistaa ajatuksiasi ja vastata yllättäviinkiin kysymyksiin. Hätätilanteessa myös valkotussitaulu käy, mutta se ei näy kovin kauas, etkä pysty palaamaan aiempiin piirustuksiisi.

Kirjoita koulutuksen alussa nimesi ja otsikkosi fläppitaululle. Monella on näkömuisti, ja he muistavat nimesi paremmin, kun he saavat lukea sen. Samalla tietenkin kirjoitat taululle Twitter-tunnuksesi tai blogisi osoitteen. (Tässä vaiheessa osallistujat alkavat räplätä kännyköitään, koska he haluavat nähdä sometilisi.)

Kerro esityksesi alussa pääteemasi. Sano ääneen, mistä kolmesta tai neljästä asiasta aiot puhua. Joka kerta kun siirryt uuteen teemaan, tiivistä se, mistä äsken puhuit, ja sano se, mihin seuraavaksi siirryt.

Tätä tekniikkaa kutsutaan metapuheeksi. Metapuhe on puhetta puheesta: se on siis ikään kuin esityksesi väliotsikointi, mutta ääneen lausuttuna. Tämän tekniikan matkin aikanaan Tuija Piepposelta, joka pystyy pitämään puheenvuoronsa kasassa ilman mitään piirroksia tai dioja. Hän vain kertoo, mitä äsken meni ja mitä seuraavaksi tulee.

Jos koulutat ilman dioja, joudut aina toimittamaan jälkikäteen osallistujille tiivistelmän. Se voi olla eilen esittelemäni itse piirretty infografiikka, mutta se voi olla myös vaikkapa painettu esite, pari diaa tai yksi aanelonen. Parantaisen Jari jakaa koulutuksissaan hinnasto-käyntikorttejaan sekä erilaisia tuotteistamiseen liittyviä laminoituja tiivistelmiä.

Miksi edes kannattaa kouluttaa ilman dioja?

Olen postannut aiemminkin diojen haitoista, mutta tässä vielä tiivistelmä:

  • Diat ovat helposti pelkkä esiintyjän tuki, joiden kanssa kokee olevansa turvassa. Ne eivät välttämättä auta osallistujaa tai tue oppimista, vaan ne vain pelastavat esiintyjän.
  • Diat usein estävät suoran kasvokkaisen vaikuttamisen ja surkastuttavat persoonallisen esiintymisen.
  • Tekniikka passivoi kaikkia läsnäolijoita. Kaikki tuijottavat suu auki ruutua. Jopa puhuja kääntää usein selkänsä osallistujille ja puhuu dioilleen.
  • Diat ovat liian usein pelkkä oletusarvo, jolle ei ole oikeasti perusteita.
  • Osallistujan on vaikea ymmärtää asiaa, jos hän joutuu yhtä aikaa lukemaan tekstiä dialta ja kuuntelemaan puhetta esiintyjältä.
  • Diat eivät lisää uskottavuutta. Sen sijaan vapaa puhe kasvattaa uskottavuutta. ”Vau, tuo tietää asiansa, kun se uskaltaa puhua ilman dioja!”
  • Esiintyjä on itse oma visuaalistuksensa. Osallistujat muistavat eleet, ilmeet ja persoonan. Jokaiseen viestiin ei tarvitse tueksi valokuvaa tai bulletlistaa.
  • Diat orjuuttavat, jolloin niiden ehdoilla on pakko mennä. Enää kymmenen minuuttia ja viisi diaa vielä katsomatta! Sen sijaan vapaa puhe ja keskustelu menevät osallistujien ehdoilla.
  • Jos edellisen puhujan aikataulu pettää, diaesitystä ei voi enää muokata. Sen sijaan vapaassa puheessa pystyt tiivistämään tunnin puheenvuorosi tarvittaessa puoleen tuntiin.

Milloin diat ovat välttämättömiä?

Käytä dioja vain silloin, kun sinun pitää näyttää jokin kuva tai teksti, josta yhdessä keskustelette osallistujien kanssa.

Saatat joutua heijastamaan seinälle jonkin koneen räjäytyskuvan, jolloin voitte porukalla katsoa kokoamisperiaatetta. Joku näyttää tiimiläisilleen keskeneräiset intran käyttöohjeet, joita sitten kimpassa muokataan eteenpäin. Minä taas työssäni näytän joskus dioilla osallistujien tekstejä, joita sitten yhdessä korjaamme ja kehitämme eteenpäin.

Koko esityksen ei silti tarvitse nojautua dioihin. Käynnistä datatykki vasta silloin, kun todella tarvitset sitä.

* * *

Oleellista on, että dia ei ole sinulle oletusarvo tai lähtökohtainen ratkaisu. Jos käytät dioja, sinun pitää pystyä perustelemaan sille syy osallistujien näkökulmasta. Jos ainoa syy on ”vakiintunut tapa” tai ”kivaa silmäkarkkia” tai ”tää on mun muistilistani”, hylkää diat.

 

4 kommenttia

Kouluttaja, piirrä infografiikkaa

Olen parin viime vuoden aikana siirtynyt koulutuksissani dioista infografiikkaan. En siis enää tee juuri koskaan diaesityksiä, vaan toimitan puheenvuoroni sisällöt asiakkaalle piirroksena tai hienommin sanottuna visuaalistuksena.

Käytän nykyään Jarin suosittelemaa yhdistelmää eli iPad Prota ja Apple Penciliä. Piirto-ohjelmana on Adobe Draw. Olen ihastunut Applen kynän ja Adoben ohjelman yhteistyöhön, jossa kynän viiva elää painalluksen voimakkuuden mukaan.

Mutta mistä kaikki lähti?

Aloitin infografiikan teon perinteisesti miellekartoista. Suhersin ensin paperilla ja kynällä, ja jälki oli sen mukaista. Kuva on Kauppakamarin keikalta lokakuulta 2014. (Kaikki kuvat muuten aukeavat klikkaamalla isompaan ikkunaan. Voit myös tallentaa ne omalle koneellesi.)

Kauppapakamari

Sitten alkoi hävettää. Siirryin tekemään hieman siistimpää jälkeä, mutta yhä kynällä ja paperilla. Ulkoministeriön muistiinpanot lokakuulta 2015 näyttivät tältä:

Ulkoministerio

Nyt muistiinpanot olivat jo siistimmät, mutta metodi oli turhauttava. Joka kerta kun tein kirjoitusvirheen, piti aloittaa koko homma alusta. Pahimmillaan vasta neljäskymmenes versio oli tarpeeksi tolkullinen. Rustasin muistiinpanojani junamatkoilla, joten VR:n roskikset pursusivat pieleen menneitä versioita.

Vuoden 2016 alussa näin Jarin postauksen ja päätin siirtyä Apple-kynään. Kokeilin eri piirustusohjelmia, joista Adobe Draw tuntui fiksuimmalta. Se oli tarpeeksi elegantti ja tarpeeksi tarkka.

Sähköisen työkalun isoin etu oli tietenkin se, että aina kun tuli tehtyä väärä viiva, oli helppo pakittaa ja jatkaa edellisestä vaiheesta. Ihanaa! Ei enää paperiroskaa. Lisäetuna oli sekin, että ruutukaappaus on aina skarppi, toisin kuin epätarkka valokuva piirroksesta.

Aluksi hullaannuin piirustusohjelman värivaihtoehdoista. S-ryhmän koulutuksen muistiinpanot kesäkuulta 2016 olivat melko… öh… eläväiset:

S-ryhma

Syyskaudella aloin siirtyä klassiseen musta-punaiseen. Tätä nykyä muistiinpanoni näyttävät vähemmän hälyisiltä. Alla on tämänpäiväinen materiaali valtiovarainministeriöstä.

Valtiovarainministerio

Tietenkin kivointa on, jos saan kertoa enemmän tarinoita. Silloin muistiinpanoissa pystyy käyttämään runsaammin kuvia. Kävin läpi yrittäjätarinani Turussa Yrittäjyyspäivillä marraskuun alussa:

Yrittajyyspaiva

Mikä on ollut palaute piirustuksistani? Asiakkaat ovat tykänneet, ja bonuksena olen saanut piirroksilla uusia asiakkaita. Yksinkertainen infografiikka toimii kätevämpänä työnäytteenä kuin tunnin video tai sadan dian slideshow.

Osa piirrosten termeistä ja vinkeistä aukeaa tietenkin vain paikalla olleille. Niinpä kun jaan kuvan Twitterissä, ihmisiltä tulee jonkin verran tarkentavia kysymyksiä. Tällöin pääsen selventämään ajatuksiani ja keskustelemaan potentiaalisten asiakkaiden kanssa.

Infografiikkani kehityksestä näkyy muuten sekin, että piirtämään oppii vain piirtämällä. Jälkeni on kaukana ammattilaisen kynästä, mutta se alkaa silti olla jo siistimpää kuin pari vuotta sitten.

PS. Mistä saan kuvitusideoita? No tietenkin teollisuusvakoilemalla mahtavaa Linda Saukko-Rautaa.

13 kommenttia